Как организовать онбординг дистанционного персонала?

За время пандемии в России количество дистанционного персонала выросло в 110 раз. Сейчас официально на удалёнке работают 3,7 млн. человек. Их права и обязанности прописаны законе об удалённой работе, который начал действовать в 2021 году. Однако многие вопросы работодателям приходится решать самостоятельно. Например, как организовать онбординг персонала без личного общения и присутствия в офисе?

В некоторых странах онбординг является обязательным. Так, в Германии ознакомить нового сотрудника с условиями, режимом работы, коллегами и новыми обязанностями требует Закон о правовом режиме предприятия. В России требования не настолько строгие, адаптация новых сотрудников остаётся на усмотрение работодателя.

Однако стоит подойти к онбордингу серьёзно, ведь по статистике работник принимает решение «остаться или уйти» в первые несколько недель на новом месте. На это время и рассчитано большинство программ адаптации сотрудников.

Виды адаптации персонала дистанционно

В идеальном мире новый работник в течение первых дней знакомится с командой и плавно входит в рабочий процесс. Реальность вносит свои коррективы. Часто у руководителя нет времени, чтобы в спокойной обстановке познакомить удалённого работника с его обязанностями, он получает информацию урывками и на бегу.

• Ожидание: на новом месте работы познакомился с коллегами, узнал о режиме, правилах, распорядках и корпоративной культуре.
• Реальность: все заняты своими делами, руководитель время от времени пишет что-то в мессенджере, с коллегами ни разу не общался, есть ли они вообще?

И если в офисе новичок видит, что никто не игнорирует его намеренно, то наедине с монитором он может почувствовать себя ненужным. Отсутствие обратной связи усиливает стресс и снижает эффективность работы. Чтобы такого не произошло, важно грамотно организовать онбординг.

Есть несколько классификаций видов адаптации персонала:

• активная или пассивная адаптация в зависимости от роли нового сотрудника,
• первичная или вторичная адаптация, в зависимости от предыдущего опыта работы новичка,
• адаптация для знакомства с компанией, которая подходит всем.

Активная адаптация предусматривает, что новичок сам будет активно изучать обучающие материалы и запрашивать информацию. При пассивном варианте человек получает готовый курс и после его окончания проходит тестирование. Первичная адаптация проводится для новичков без опыта работы. Часто для них дополнительно требуется введение в профессию. Адаптация для знакомства с компанией проводится для всех сотрудников и включает как минимум четыре пункта:

1. Социальная адаптация. Дистанционный формат работы затрудняет общение с коллегами и руководителем. Чтобы компенсировать эти сложности, составляют подробную программу адаптации. В неё можно включить информацию о ценностях и традициях компании, список задач на 1-3 месяца, советы новичкам и контакты для решения рабочих вопросов.
2. Производственная адаптация. Нового сотрудника нужно познакомить с условиями работы, рассказать об инструментах и платформах, которые используются на удалёнке в компании.
3. Организационная адаптация на новом рабочем месте. Сюда входит информация о внутреннем распорядке, структуре и правилах, которые приняты в компании. Отличие в том, что на удалёнке не нужно показывать сотруднику, где находится кулер или туалет. Вместо этого полезно рассказать о времени начала работы или, например, количестве совещаний в неделю.
4. Экономическая адаптация. Новому сотруднику будет интересно узнать о заработной плате и сроках её выплаты, о премиях и других способах повысить личный доход внутри компании.

Это четыре основных вида адаптации, которые включает грамотный онбординг. В каждой компании своя специфика, благодаря которой в список может добавиться санитарно-гигиеническая, культурно-бытовая, психофизиологическая или психологическая адаптация.

Построение системы адаптации персонала на удалёнке

Время адаптации в компании во многом зависит от предыдущего опыта работы нового члена команды. Если человек успел поработать не менее 3-х лет и сменить 2-3 места работы, онбординг займёт 1-3 месяца. Выпускникам вузов и тем, кто проработал на одном месте более семи лет, на адаптацию понадобится до 6 месяцев.

При этом процесс онбординга будет одинаковым для всех сотрудников, а большинство этапов адаптации персонала в организации можно легко перенести в удалённый формат.

Обычно выделяют следующие этапы адаптации сотрудников:

• Начальный или пребординг. Часто проходит в первый рабочий день или до выхода на работу, когда новичок знакомится с коллегами и рабочим местом, оформляет документы и решает организационные вопросы. В удалённом формате это может выглядеть как рассылка о новом сотруднике, короткая встреча в Zoom и создание учётных записей в сервисах компании. Чтобы ничего не забыть, можно составить чек-лист для первого рабочего дня. Например, на платформе для удалённого обучения Эквио новый работник сам может отмечать выполненные пункты.
• Обучение. Даже если у нового сотрудника большой опыт работы, его нужно познакомить с основными обязанностями, требованиями к работе и рабочей документацией. Удобно делать это с помощью коротких обучающих видеороликов с интерактивными вставками в виде тестов. Документы можно загрузить на обучающую платформу и предоставлять выборочный доступ для разных категорий сотрудников.
• Практический этап. Новичок получил всю необходимую информацию и готов приступить к работе. Желательно, чтобы первое время его курировал руководитель или более опытный коллега.
• Заключительный этап. Работодатель оценивает эффективность нового сотрудника и принимает решение о продолжении совместной работы. В свою очередь, сотрудник также подводит итоги адаптации на новом месте и решает, остаться или уйти.

Система адаптации на удалёнке не сильно отличается от адаптации в офисе. Важно с самого начала распределить роли и назначить ответственных за процесс онбординга. На следующем этапе нужно выбрать, какая информация потребуется новичку в первый месяц работы. В какой форме подавать эту информацию — решает руководитель. Один из самых удобных вариантов — создать вводный курс на платформе LMS.

Например, с помощью платформы Эквио можно самостоятельно смонтировать короткие ролики с рассказом о компании, сделать обзор программ, которые потребуются для работы, добавить документы и тесты для проверки знаний.

Благодаря автоматизации процесс адаптации персонала практически не требует участия других сотрудников. Это экономит их время для решения рабочих задач. К тому же, если новичок что-то забудет, он всегда сможет вернуться к нужным материалам и посмотреть их ещё раз.

Оценка эффективности адаптации персонала

Во многих компаниях онбординг совпадает с испытательным сроком. В это время руководитель и новый сотрудник оценивают, насколько они подходят друг другу. Правда, удалённый формат работы накладывает свои ограничения. Может получиться, что руководитель считает процесс онбординга успешным, а новый сотрудник уже ищет другое место работы. Поэтому лучше не ждать окончания программы адаптации, а регулярно узнавать у новичка, всё ли его устраивает.

Хотите узнать, насколько эффективна система адаптации персонала в вашей компании? Оцените её по следующим критериям:

• затраты на онбординг одного человека,
• сколько времени потратил куратор на адаптацию новичка и во сколько компании обходится час работы куратора,
• процент работников, которых приняли на работу после завершения испытательного срока.

Можно придумать и собственные метрики эффективности, которые актуальны для компании. Например:

• время выхода сотрудника на максимальный уровень эффективности,
• удовлетворенность работника тем, как проходит адаптация,
• сокращение текучки персонала.

Эффективная адаптация персонала нужна для того, чтобы сотрудник мог выполнять свои рабочие обязанности без стресса и дискомфорта. Важно, чтобы результаты её оценки были исчисляемыми и измеримыми. Например, чтобы оценить удовлетворенность сотрудника, можно предложить ему поставить от 1 до 10 баллов системе адаптации в компании. Сотрудник тоже имеет право на обратную связь от руководителя. Несмотря на удалённый формат работы, адаптация и развитие персонала должны происходить в диалоге.

Эту задачу легко решить с помощью LMS. На платформе Эквио руководитель может мгновенно отправлять работникам персональные сообщения, проводить опросы и награждать лучших сотрудников.

Кейсы по адаптации персонала

Напоследок приведём примеры компаний, которые смогли организовать эффективный сотрудников с помощью современных технологий.

Одна из крупнейших страховых компаний «Ингосстрах» с помощью платформы Эквио улучшила процесс подбора и адаптации сотрудников. Из-за специфики работы, до 50% новых сотрудников уходят во время пребординга. И если раньше на таких кандидатов тратили время и средства, то теперь каждый человек проходит вводный курс и автоматизированное тестирование в телефоне.

Компания Kelly Services после внедрения Эквио привела процесс обучения новых сотрудников к единому стандарту. В результате компания снизила финансовые и временные затраты. Время на обучение нового работника сократилось с 5,5 дней до 2-3 часов.

В два раза сократила время на введение в должность часто меняющихся сотрудников компания Mondelēz.

Первые две недели являются критическими для нового сотрудника, как в офисе, так и на удалёнке. Чем больше информации о компании и обязанностях он получит, тем более уверенно будет себя чувствовать на новом рабочем месте. Важно, чтобы сотрудник познакомился с коллегами и руководителем, узнал об условиях работы, внутреннем распорядке и будущей зарплате. Руководитель должен убедиться, что новичок прошёл через все этапы онбординга, от пребординга до обучения и практики. А в конце периода адаптации важно оценить её эффективность.

Упростить и автоматизировать процесс онбординга помогают современные LMS. Платформа Эквио позволяет создавать курсы и чек-листы для новичков, тестировать и получать отчёты о прохождении обучения, проводить Zoom-конференции и предоставлять доступ к корпоративной базе знаний.

Источники:

• Сульдина Г.А. Управление персоналом в системе государственного и муниципального управления/ — Казань: Казанский государственный университет им. В.И.Ульянова — Ленина, 2004 — 131 с
• Ганов К.В. Экспресс — адаптация работников на предприятии// Бизнес без проблем. Персонал — 2001-№11 — стр. 53-58
• Карабаева Р. А. Социальная адаптация нового работника в коллективе// Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2017. – Т. 39. – С. 3111–3115

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech