Как организовать и провести онлайн-вебинар?

95% маркетологов считают вебинары важной частью стратегии продвижения. При этом 29% всех мероприятий приходится на долю софтверных и технологических компаний, а максимальное количество посетителей набирают фармацевтические и финансовые компании.

Впрочем, даже если вы не нашли свою сферу в этом списке, всё равно стоит обратить внимание на этот канал продвижения. Вебинар — это отличный способ собрать базу потенциальных клиентов, прогреть аудиторию и получить новые лиды. А ещё с помощью онлайн-занятий можно обучать сотрудников и проводить онбординг новичков. В этой статье мы расскажем, как организовать онлайн-трансляцию и извлечь из неё максимальную пользу.

Какими бывают вебинары?

Вебинар — это онлайн-лекция, урок или презентация, которая проходит в режиме прямой трансляции. Записи таких занятий, как правило, сохраняют и выкладывают в общий доступ, однако в основе лежит вещание в прямом эфире. Поэтому во время трансляции слушатели могут задавать вопросы, ответы на которые становятся частью лекции.

• Можно выделить как минимум пять видов вебинаров:
• по виду доступа — платные и бесплатные, открытые и закрытые,
• по цели — продающие, обучающие, развлекательные,
• по количеству ведущих — одиночные, парные, семинар,
• по содержанию — презентационные, лайфстайл,
• по отношению к онлайну — прямой эфир, автовебинар.

Разные типы вебинаров могут сочетаться между собой в разных комбинациях. Расскажем про некоторые из них.

Бесплатные вебинары — одна из самых популярных категорий. Сюда относятся открытые мероприятия для всех, которые служат лид-магнитом для продажи платных курсов. То есть, ведущий такого эфира бесплатно даёт базовые знания и приглашает присоединиться к полному курсу. По статистике, на привлечение клиентов нацелены 60% вебинаров.

Ещё один тип бесплатных вебинаров — обучающие закрытые мероприятия для сотрудников, клиентов и партнёров. Например, производитель премиальной косметики Sisley проводит на платформе Эквио вебинары для штатных сотрудников и для представителей розничных сетей. А международное агентство по управлению персоналом Kelly Services проводит онлайн-вебинары в Эквио для закупщиков, новичков и супервайзеров.

Чаще всего эфир ведёт один человек, но иногда обучающая программа предусматривает двоих и более ведущих. При этом физически они могут находиться далеко друг от друга. Для совместного мероприятия достаточно подключиться к одной вебинарной площадке.

Как мы уже писали, часто онлайн-трансляции строят на общении в прямом эфире. Однако иногда для обучения используют записи вебинаров или автовебинар. Последнее — это имитация онлайн-трансляции с вопросами пользователей. При этом вебинар записывают заранее, но не выкладывают его в свободный доступ, а транслируют в определённое время.

Чтобы сэкономить время лектора, иногда вебинары транслируют в записи

Выбор площадки для вебинаров

Можно зарегистрироваться на бесплатной площадке, поставить перед собой телефон и провести вебинар с бюджетом ноль рублей. Однако на практике таким образом редко удаётся привлечь хотя бы сотню зрителей. Современный интернет переполнен контентом, большая часть из которого — невысокого качества. Чтобы выделиться на фоне остальных, придётся вложить время и немного денег.

И начать можно с платформы, на который вы организуете вещание. Не обязательно рассматривать только лучшие площадки для вебинаров, главное — определиться с набором необходимых функций. К примеру, если вы организуете обучающие курсы для сотрудников и партнёров, стоит обратить внимание на LMS — систему управления обучением, то есть платформу для организации электронных курсов. Такие площадки позволяют не только провести онлайн-мероприятие, но и собрать статистику присутствующих, тестировать участников и анализировать результаты. Например, на платформе Эквио можно смотреть отчёты по каждому обучающемуся и по всей группе.

Если вы проводите открытые мероприятия, можно выбирать бесплатные площадки для проведения вебинаров. Кроме цены стоит обратить внимание на следующие критерии:

• Сколько спикеров смогут одновременно вести эфир.
• Сколько участников могут присутствовать на мероприятии.
• Есть ли возможность во время эфира включать презентацию или демонстрировать экран компьютера.
• Предусмотрена ли возможность для обратной связи.
• Можно ли вести запись вебинара и в каком формате она будет доступна.
• Можно ли посмотреть статистику участников.

В интернете можно найти рейтинги площадок для вебинаров. В списке популярных сервисов: Эквио, YouTube Live, Webinar.ru, iSpring, Pruffme и др.

Подготовка и организация вебинара

После того, как вы выбрали площадку, можно приступать к подготовке онлайн-мероприятия. Как правило, она включает:

• выбор темы и спикера,
• составление программы вебинара,
• подготовку сценария и презентации,
• организацию места, выбор фона и подготовку оборудования для эфира,
• приглашение зрителей.

Расскажем об этих шагах подробнее.

Проведение вебинаров всегда начинается с выбора темы выступления. Если речь идёт об обучении сотрудников — здесь всё просто. Спикер смотрит план обучения, узнаёт какие знания и навыки нужны персоналу компании и выбирает, о чём говорить во время выступления. Если ваша цель — привлечь потенциальных клиентов, нужно предложить им максимально полезную информацию. Чем более популярной и общей будет тема эфира, тем больше пользователей на него зарегистрируются. Однако, скорее всего, многие из них не будут целевой аудиторией. Узкие темы позволяют привлекать нужную публику.

Вместо сценария выступления можно сразу создать презентацию в PowerPoint или «Google Презентации». Так вы убьёте двух зайцев и сэкономите время. У вас будет тезисный пошаговый план и наглядный материал для демонстрации во время эфира.

Выберите место, откуда вы будете вести онлайн-трансляцию. В идеале — это должна быть студия со звукоизоляцией и возможностью выбрать фон. Но можно проводить трансляцию из офиса или из дома. Главное убедиться, что в кадр не попадает беспорядок на открытых полках, свисающие провода или детские рисунки на стенах. Обязательно заранее тестируйте оборудование, которое будете использовать во время эфира. Так можно вовремя заметить проблемы с микрофоном или нехватку плагинов.

Регистрацию на вебинар нужно открывать за 1-2 недели. Раньше двух недель стоит регистрировать на масштабные мероприятия с большим количеством спикеров. Если начать регистрацию позже, чем за неделю, есть риск не успеть собрать зрителей.

Если вы планируете целый цикл обучающих мероприятий, сообщите темы вебинаров в конце эфира и дайте ссылку на регистрацию. Так вам будет проще собрать тёплую заинтересованную аудиторию. Также после эфира можно собрать email или другие контакты участников, чтобы отправить им запись вебинара. Чтобы охватить больше пользователей, обязательно записывайте вебинар.

Как сделать вебинар эффективным?

Чтобы слушатели не забыли про вебинар, рассылайте им напоминания. Можно отправить одно сообщение за пару дней и одно — за несколько часов до начала мероприятия. Некоторые отправляют ещё одно уведомление непосредственно перед эфиром, но здесь есть риск получить шквал отписок из-за слишком частых напоминаний.

Для успешного вебинара важно качество видео и картинки. Позаботьтесь о качественном оборудовании и выставите свет так, чтобы на лицо спикера и за его спиной не падали жёсткие тени. Специалисты советуют надевать однотонную одежду и избегать клетку и полоску, которые создают рябь на экране.

Не забывайте прерывать рассказ, чтобы обратиться к аудитории. Полезно периодически задавать вопросы и приглашать ставить плюсы в комментариях или писать развернутые комментарии.

Если вы ведёте продающий вебинар, не начинайте сразу с коммерческого предложения. Сначала нужно расположить к себе аудиторию, доказать свою экспертность и дать полезную информацию. После этого зрители более благосклонно отнесутся к промо-вставкам в эфире.

Не стоит экономить на качестве. Когда компания проводит вебинары бесплатно, онлайн часто заменяют на псевдоонлайн, то есть, на автовебинар, о котором мы говорили раньше. При этом пользователи считают, что смотрят прямой эфир. Они видят сообщения от «других участников» и отправляют свои комментарии, но не получают обратную связь, так как программа идёт в записи. Если обман вскроется, это сильно подорвёт доверие к компании. Лучше не гнаться за количеством и ежемесячно проводить 1-2 качественных мероприятия, которые повысят лояльность аудитории, сделают компанию узнаваемой и подтвердят ваш статус эксперта.