Как создать welcome-тренинг для новых сотрудников?

«Встретить в первый рабочий день в офисе женщину — к удаче», «нельзя фотографироваться в первый рабочий день», «оставьте на работе личную вещь, чтобы точно вернуться». А какие приметы для первого рабочего дня знаете вы? Нам известна по крайней мере одна примета, которая сбывается на 100%. Если начать первые дни с welcome-тренинга, новый сотрудник проще вольётся в команду и быстрее приступит к работе.

Welcome-тренинг — это «обряд посвящения», который помогает новичку быстрее стать частью команды. Каждая компания решает, что входит в это понятие. Часто в тренинг включают рассказ об истории, миссии и корпоративной культуре компании, о внутренних распорядках и должностных обязанностях, а также знакомство с коллегами.

Грамотно организованный welcome-тренинг — пример того, как компания за короткое время может сократить ввод в должность и повысить лояльность нового сотрудника. При этом тренинг может принимать любые формы. Одни организуют онлайн-квесты, другие — снимают фильмы о компании. Главное, чтобы это мероприятие не было простой формальностью и соответствовало ценностям компании.

Зачем проводят welcome-тренинги?

Welcome-тренинг — не то же самое, что инструктаж или краткий рассказ об обязанностях нового сотрудника. В идеале он должен стать одним из самых ярких впечатлений в первый рабочий день в компании. У тренинга есть две глобальные цели:

• Информировать нового сотрудника, рассказать о структуре компании, о внутренних распорядках, о том, что производит или продаёт компания и так далее.
• Установить эмоциональную связь, мотивировать, повысить лояльность и помочь новичку влиться в коллектив.

Как правило, у всех есть вопросы в первый рабочий день. Какой дресс-код принят в компании? Куда сотрудники ходят на обед? К кому можно обращаться за помощью? Во сколько принято уходить с работы? На часть из них можно ответить в welcome-рассылке, которая может стать частью тренинга. Чем больше новичок в первый день узнает о компании, тем увереннее он будет себя чувствовать.

И если с организационными моментами сотрудник рано или поздно разберётся, то эмоциональная связь с новым местом работы вряд ли сложится сама по себе. Между тем, очень важно, чтобы человек с первых дней чувствовал себя частью команды. Чем больше он вовлечён, тем лучше работает, и тем лояльнее относится к решениям руководства. Как правило, это достигается за счёт одинаковых ценностей, дружелюбной атмосферы и осознания важности своей работы. Все эти моменты нужно включить в welcome-тренинг.

Итогами тренинга должны стать:

• понимание того, как устроены основные процессы в компании;
• чувство общности и гордости за принадлежность к команде;
• готовность приступить к работе и позитивный настрой.

Виды и формы welcome-тренинга

Welcome-тренинги могут занимать довольно много времени HR-специалистов, руководителей и коллег. Особенно если в компанию регулярно приходят новые сотрудники. Чтобы минимизировать временные затраты, многие компании переносят тренинг в онлайн. Это не только помогает экономить время, но и выглядит более комфортным с точки зрения новичка. Ведь он может перемотать видео или пролистать презентацию, чтобы посмотреть важную информацию повторно.

Благодаря возможностям современных обучающих платформ онлайн-тренинг может принимать любые формы. Рассмотрим самые популярные из них.

Welcome-тренинг-презентация

Один из самых популярных способов поприветствовать новичка в компании — предложить ему презентацию с рассказом о компании. Её можно создать в программе PowerPoint и добавить в неё тексты, картинки, видео и аудио материалы. Презентация удобна тем, что её можно просматривать в собственном темпе. А разнообразие форматов не позволит заскучать во время знакомства с корпоративной культурой и списком должностных обязанностей.

Welcome-тренинг-игра

Ту же самую информацию можно подать в формате игры. На её создание потребуется больше времени. Зато информация в таком виде усваивается быстрее и проще. Самый простой вариант — сделать тест с вопросами по презентации для новичков. Но при желании можно создать и полноценный квест с небольшими призами. Главное, чтобы развлекательный момент не перевешивал пользу, которую новый сотрудник извлечёт из welcome-тренинга.

Welcome-тренинг-румтур

Иногда структура или деятельность компании настолько сложна, что проще показать, чем рассказать. В этом случае можно снять видеотур для нового сотрудника. Это отличный вариант для знакомства с производством. Камера может проследовать от ресепшена до цехов, складов и офисов. Видеосъёмку нужно дополнить комментариями и сопроводительными материалами.

Welcome-тренинг-анимация

Сложные технологические процессы или схемы взаимодействия с клиентами можно показать в анимированном ролике. Такой формат позволяет вместить больше информации и облегчает процесс её запоминания. Минус тренинга-анимации в том, что её сложно сделать своими силами.

Welcome-тренинг-курс

Курс — это набор контента, поделённый на блоки. Он может включать перечисленные выше форматы или состоять только из текстов, или только из видео. Этот способ позволяет включить максимум информации и удобно её структурировать.

Онлайн-тренинги можно дополнить приветствием в офлайн. Как правило, оно включает знакомство с руководителем и частью коллег и может проходить в формате обеда или кофе-брейка.

Как провести welcome-тренинг для новых сотрудников?

Главное правило первого дня — не пытаться вывалить на нового сотрудника всю полезную информацию, которая есть у компании. Большинство людей испытывает стресс в первый рабочий день. Это значит, что их способность к восприятию и запоминанию информации снижается. Тренинг welcome должен стать для сотрудников приятным моментом дня, а не дополнительным источником беспокойства.

Давайте посмотрим, что можно включить в welcome-тренинг для новых членов команды.

• Мини-рассказ о миссии и ценностях компании. Эту часть нужно изложить кратко и, желательно, не слишком формально. В идеале новый сотрудник должен почувствовать эмоциональную связь с компанией из-за сходства ценностей.
• История и основные этапы развития компании.
• Рассказ о продукте или услугах компании, их главные преимущества. Даже если новый сотрудник не будет работать с продуктом напрямую (например, если на работу выходит бухгалтер), ему важно знать, чем занимается его компания.
• Список крупных проектов компании, а также конкурсы, которых она выигрывала и масштабные мероприятия, в которых она принимала участие.
• Рассказ о ключевых клиентах и партнёрах.
• Информация о корпоративной культуре. Сюда относится дресс-код, правила поведения, внутренние распорядки. Сюда же можно добавить подсказки, к кому обращаться, чтобы составить заявление на отпуск или как обычно проходят праздники и тимбилдинги в компании.
• Возможности для сотрудников. Важно рассказать, как строится карьера внутри компании, какие условия нужны для профессионального роста (прохождение курсов, достижение оговоренных KPI и т.д). Сюда же можно включить описание социального пакета.
• Информация про обучение. Чтобы сотрудник с первого дня был в курсе, какие возможности компания предоставляет для развития. Сюда можно добавить рассказ об очном и онлайн-обучении, ссылки на готовые курсы и корпоративную базу знаний.

Несмотря на большое количество пунктов welcome-тренинг для сотрудников не должен занимать слишком много времени. Идеальная общая продолжительность — примерно 15-30 минут. Хотя история проведения welcome-тренингов для новых сотрудников знает примеры, когда на мероприятие отводилось несколько дней. Но это скорее исключение из правил. Любой курс продолжительностью больше 6-7 минут нужно разбивать на смысловые блоки. Чтобы сотрудники проще усваивали материал тренинга, пишите короче, добавляйте видео и иллюстрации, разбавляйте информацию короткими тестами. При этом по ходу тренинга вы можете дать ссылки на дополнительные материалы — интервью, видео-ролики, сайты, соцсети, которые сотрудник при желании сможет изучить.

Важно помнить, что задача тренинга — не только информировать, но и вдохновить и мотивировать сотрудника. Можно рассказать истории людей, которые добились успеха в компании. Или обрисовать перспективы, рассказав о том, какие бонусы есть в компании и какие условия нужно выполнить для повышения.

Даже самый продуманный welcome-тренинг со временем может устареть. Например, в политике компании могут произойти изменения, появятся новые клиенты и партнёры и т.д. Поэтому работа над созданием тренинга никогда не заканчивается. Важно регулярно проверять материал на актуальность и при необходимости обновлять его.

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech