Что такое welcome-тренинг для новых сотрудников и как его создать

Что такое welcome-тренинг и когда его нужно проводить

Welcome-тренинг (или велком-тренинг) — это презентация компании. Он помогает новым сотрудникам познакомиться с рабочим местом, узнать о ценностях и правилах организации, влиться в коллектив, адаптироваться в новой среде и понять «правила игры». Велком-тренинг для сотрудников может включать рассказ об истории, миссии и корпоративной культуре компании, а также более бытовые вопросы. Например, как происходит оформление отпусков, оплачиваются ли переработки и где взять бумагу для принтера.

Грамотно разработанный велком-тренинг — пример заботливого отношения компании к сотрудникам с их первого дня на рабочем месте. Курс поможет новому специалисту быстрее погрузиться в рабочие процессы. Для компании важно, чтобы первые недели на работе новый сотрудник не тратил время и не отвлекал коллег стандартными вопросами, а как можно быстрее начал эффективно выполнять свои задачи.

Курс можно загрузить на платформу LMS и отправить ссылку на его прохождение новому сотруднику в мессенджере или по email. Сотрудник может пройти велком-тренинг в день подписания оффера — на этапе пребординга или в первые рабочие дни — во время онбординга.

Виды и формы welcome-тренинга

Welcome-тренинг может принимать разные формы в зависимости от специфики работы компании и особенностей сотрудников, которые в ней работают. Расскажем о самых распространённых видах курсов для новичков. Можно использовать какой-то один, а можно совмещать.

• Презентация — один из популярных способов передать новому сотруднику большой объём информации, необходимой для начала работы. В ней можно рассказать об истории компании, её основных ценностях и достижениях. Презентация может включать описание корпоративной культуры и структуры организации.
• Игра — здесь нужную информацию можно подать в виде квеста, проходя который сотрудник знакомится с ценностями компании и своими должностными обязанностями. Такая форма подачи помогает повысить вовлечённость и снизить уровень тревожности нового сотрудника.
• «Румтур» — знакомство с местом работы. Можно снять офис, складские или производственные помещения, чтобы новый работник мог без проблем ориентироваться на новой территории, знал, где находится его рабочее место, кабинет бухгалтерии или столовая.
• Курс — как правило, состоит из нескольких блоков. Благодаря этому информацию в нём можно добавлять, убирать или заменять без глобальной перестройки всего материала.

Кроме того, приветственный тренинг может проходить очно, онлайн в режиме реального времени (синхронно) или в записи (асинхронно).

Welcome-тренинг курс

Велком-курс для сотрудников — это полноценная программа, которая может состоять из материалов в разных форматах. Например, можно добавить в курс приветственное письмо, видеоролик о компании, румтур с обзором офиса, документы с регламентами и внутренними распорядками, чек-лист для первого рабочего дня и т. д.

Как правило, формат welcome-курса выбирают компании, которым важно передать новым сотрудникам большой объём информации в первые дни на рабочем месте. А также те, кто регулярно обновляет информацию в приветственном курсе.

Welcome-тренинг презентация

Ещё один популярный формат для адаптации новых сотрудников — welcome-презентация. Она состоит из отдельных слайдов с изображениями и текстом. Велком презентация — простой способ донести информацию до новичков. Её особенность в том, что материалы в таком формате удобнее просматривать с компьютера. Поэтому такой формат больше подходит для офисных работников, у которых есть доступ к ПК.

Плюсы и минусы разных форматов

Офлайн-тренинг

Плюсы:

• Больше глубина воздействия.
• Проще удержать внимание участников.
• Очный формат повышает статус мероприятия в глазах участников.

Минусы:

• Самый дорогой формат в расчёте на одного сотрудника.
• Ограниченное число участников.

Синхронный онлайн-тренинг

Плюсы:

• Чем больше участников, тем ниже стоимость за одного сотрудника.
• Нет ограничения по количеству участников.

Минусы:

• Сложно вовлекать участников.
• Ограниченный набор инструментов для отработки практических навыков.
• Может восприниматься как мероприятие «для галочки».

Асинхронный онлайн-тренинг

Плюсы:

• Можно подобрать инструменты под любую задачу и аудиторию.
• Экономичный вариант для обучения большой группы сотрудников.

Минусы:

• Сложно синхронизировать отдельные элементы тренинга.
• Требует большой команды и экспертности.

Welcome-тренинг — часть онбординга

Во время адаптации нового сотрудника происходит знакомство с компанией, командой и новым рабочим местом.

Адаптация состоит из нескольких этапов от найма до полной интеграции в команду:

• Во время пребординга новичку отправляют приветственное письмо с кратким рассказом о компании.
• В процессе онбординга нового сотрудника добавляют в рабочие чаты, дают доступ к нужным сервисам, рассказывают о должностных обязанностях. Благодаря этому сотрудник быстрее понимает, что от него требуется и испытывает меньше стресса.

Чаще всего welcome-тренинг проводят на этапе онбординга. Новичку рассказывают об истории, продуктах и услугах, целях и планах компании, знакомят с корпоративной культурой и коллегами.

Исследование «Работа.ру» и «СберПодбор» показали, что для большинства сотрудников онбординг нужен для вовлечения в социальную и рабочую среду компании:

• 60% опрошенных во время онбординга знакомились с графиком работы,
• 46% — с рабочим местом,
• 43% — с задачами, которые предстоит выполнять,
• 38% — получили логины и пароли для учетных записей,
• 29% — получили необходимую технику,
• 23% — получили настроенные профили в корпоративных системах и были добавлены в чаты с коллегами.

Более половины опрошенных считают, что онбординг нужен, в первую очередь, для знакомства со списком задач и компетенций, а 48% — для знакомства с коллегами, к которым можно обратиться по рабочим и другим вопросам.

Зачем проводят welcome-тренинг

Welcome-тренинг одинаково нужен и новому сотруднику, и компании, которая его нанимает.

Для сотрудника приветственный курс помогает снизить уровень тревожности от перехода на новое рабочее место. Грамотно организованный welcome-тренинг помогает узнать информацию, которая необходима для работы, а также составить представление о ценностях компании, её масштабах и специфики. Также во время тренинга можно узнать о возможностях и условиях карьерного роста, наличии премий и бонусов, порядке оформления больничных и отпусков, и о других важных моментах.

Для компании welcome-тренинг помогает адаптировать нового сотрудника и вывести на плановые показатели в сжатые сроки.

Кроме того, приветственный курс позволяет:

• сделать новичков частью компании,
• подготовить нового сотрудника к работе на конкретной должности,
• повысить уровень вовлечённости,
• снизить текучесть кадров,
• привлекать в компанию талантливых сотрудников и удерживать их.

Каким компаниям нужен welcome-тренинг

Welcome-тренинг нужен каждой компании, независимо от её размеров и направления деятельности.

Но прежде всего он необходим в тех организациях, где есть высокая текучесть персонала, особенно среди новичков. Как правило, новые сотрудники принимают решение остаться в компании в течение первых дней или недель на рабочем месте. Welcome-тренинг поможет представить компанию в выигрышном свете, снизить стресс и проявить заботу о новом работнике.

Также подобные тренинги нужны:

• в компаниях, которые нанимают узкоспециализированных профессионалов на высококонкурентном рынке труда,
• быстрорастущим компаниям или тем, которые проводят массовый набор сотрудников,
• компаниям, которым нужно быстро адаптировать большое количество нового линейного персонала.

Как создать welcome-тренинг для новых сотрудников: пошаговое руководство

Как правило, программы welcome-тренинга начинаются в первый рабочий день и занимают несколько часов. В редких случаях такой курс может продлиться несколько дней или даже недель, в зависимости от сложности и объёма информации для нового сотрудника.

Вот несколько этапов создания приветственного тренинга.

• Определение целей обучения. Например, целью велком-тренинга для новых сотрудников может быть вовлечение или удержание работников. Грамотная постановка целей поможет определиться с тем, какие знания и навыки вы хотите передать новым сотрудникам в первые дни на новом рабочем месте.
• Анализ потребностей. На этом этапе нужно понять, какие потребности есть у новых работников, и что им может потребоваться для успешного выполнения обязанностей. К примеру, если у компании сложная структура, нужно помочь новичкам разобраться в ней.
• Выбор подходящих инструментов. Онбординг новых сотрудников можно частично или полностью перенести в онлайн. Для проведения welcome-тренинга можно использовать LMS-платформу. При её выборе важно обратить внимание на удобный интерфейс, наличие мобильной версии и возможность интеграции с другими сервисами.
• Создание программы. Как правило, welcome-тренинг состоит из вступления и краткого знакомство с компанией, описания продуктов и услуг, обучения работе с программами и системами, которые потребуются для выполнения задач. Также в тренинг можно включить знакомство с рабочими задачами и командой.
• Выбор формата тренинга. На этом этапе нужно решить, в каком виде вы хотите представить информацию для нового сотрудника. Выберите, будет ли это офлайн- или онлайн-обучение, добавлять ли видеоматериалы или представить большую часть информации в виде текста.
• Назначение ответственных. Как правило, за адаптацию новичков отвечают HR-специалисты, руководители, менеджеры. В некоторых случаях требуется дополнительное обучение, чтобы человек смог эффективно работать с новыми сотрудниками.
• Создание обучающих материалов. Соберите презентации, чек-листы, видео и статьи о компании, чтобы добавить их в курс.
• Выбор продолжительности welcome-тренинга. На этом этапе уже будет понятно, сколько информации должен усвоить новый сотрудник. Это поможет выбрать правильные сроки проведения тренинга. Как правило, они составляют 1-5 дней: линейному персоналу требуется меньше времени для знакомства с компанией, а адаптация ключевых сотрудников может занять больше времени.

Краткий план-пример welcome-тренинга

Приведём пример программы для встречи новых работников:

• Знакомство, которое включает приветствие от первого лица компании и руководителя, краткую справку о компании, информацию о её ценностях и достижениях.
• Расширенная информация о компании, её история и достижения, миссия и ценности.
• Рассказ о структуре компании, расположении ключевых зон, сотрудниках, рабочем месте и оборудовании.
• Данные о корпоративных политиках, внутренних правилах и стандартах работы, внутреннем распорядке и режиме работы.
• Презентацию продуктов и услуг компании, рассказ об их преимуществах.
• Знакомство с рабочими инструментами, включая ПО, платформы и системы.
• Пошаговая инструкция для первого рабочего дня.
• Индивидуальные консультации и общение с руководителем или ментором.
• Обсуждение результатов и подведение итогов онбординга.
• Возможности для развития и обучения.
• Информация о компенсациях и льготах.

Платформа для создания welcome-тренинга

В качестве инструмента для организации welcome-тренинга можно использовать платформу Эквио.

Рекрутёр сразу после подписания оффера отправляет новичку приглашение на платформу в письме или в мессенджере. При входе на платформу новый сотрудник увидит блокирующее сообщение со ссылкой на приветственный курс и предложением пройти обучение.

В самом начале курса можно добавить схему проезда, памятку для новичка и контакты человека, который встретит работника в первый день на новом месте. Чтобы в первые рабочие дни заострить внимание специалиста на важных моментах, эту информацию можно добавить в баннеры. После этого HR-специалист может создать лонгрид во встроенном редакторе, видео или курс в формате SCORM и загрузить любые файлы. В разделе Мероприятия можно назначить встречу с руководителем и коллегами.

Благодаря этому работник будет заранее знать, как пройдёт его первый рабочий день и что нужно будет сделать.

Как часто нужно обновлять welcome-тренинг для сотрудников

Велком-тренинг для новых сотрудников подходит для обучения любого количества людей. Достаточно один раз потратить время на его создание, чтобы в дальнейшем не выделять ресурсы на первичную адаптацию новичков. HR-специалист может отправить ссылку на тренинг в welcome day для новых сотрудников, то есть в первый день на рабочем месте. Благодаря этому руководителю не придётся тратить время, чтобы ввести в курс дела нового сотрудника.

При этом велком тренинг для новых сотрудников нужно регулярно обновлять. Чаще всего нужно актуализировать информацию после любых изменений в компании, продукции или услугах. В любом случае один раз в полгода-год нужно актуализировать информацию в welcome-курсе, чтобы он оставался актуальным и полезным для новых сотрудников.

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech