Как сформировать кадровый резерв в компании

Эксперты предупреждают, что в 2023 году уровень дефицита кадров в России достиг максимальных значений за всё время наблюдений. Проблема кадрового голода актуальна для всех регионов, особенно при найме рабочих, линейных руководителей, специалистов в области продаж, логистики и доставки. В такой ситуации от HR-отдела особенно требуется грамотный подход к поиску персонала. И одна из составляющих этого подхода — формирование кадрового резерва компании. Он помогает сократить затраты времени и денег на поиск новых сотрудников и сделать процесс найма более предсказуемым. В этом материале мы расскажем, как сформировать кадровый резерв и как управлять им с помощью платформы СДО.

Для чего нужен кадровый резерв

Кадровый резерв — это предыдущие и нынешние соискатели, потенциальные кандидаты, бывшие работники, а также действующие сотрудники, готовые к карьерному росту. HR-менеджер составляет базу таких специалистов и поддерживает её в актуальном состоянии. При открытии новой вакансии, рекрутёр анализирует кадровый резерв и отправляет приглашения тем, кто максимально подходит для этой должности. Это помогает решить сразу несколько задач.

Прежде всего кадровый резерв сотрудников помогает решить проблему поиска подходящих кандидатов и нехватки высококвалифицированных кадров. Рекрутёр создаёт базу данных соискателей, включая в неё тех, кто присылал резюме или откликался на него и подошёл по критически важным параметрам. Это позволяет сузить сферу поиска и сократить время на закрытие вакансий. Вместо того, чтобы искать кандидатов с нуля, проводя их через все этапы анкетирования и собеседований, HR-специалист проводит отбор среди специалистов, которые уже знакомы с компанией, проявляли к ней интерес и обладают нужными компетенциями.

К тому же, собственная база соискателей позволяет отказаться от оплаты сторонних площадок для размещения вакансий или агентств. Поэтому большой и актуальный кадровый резерв — пример хорошей работы HR-отдела.

Цели и виды кадрового резерва

Не стоит думать, что проблема с кадрами — исключительно проблема российского рынка. После пандемии с ней столкнулись многие страны. 41% работников по всему миру рассматривают возможность уйти с работы. Свыше 44% крупных компаний ожидают значительную нехватку квалифицированных кандидатов в период до 2025 года. Следовательно, рост конкуренции за таланты будет расти.

Цели создания внутреннего кадрового резерва:

• заранее подготовиться к возможному уходу сотрудников и быть готовыми быстро их заменить в условиях дефицита кадров;
• быть готовыми к расширению компании и оперативному поиску специалистов на новые рабочие места;
• сократить расходы и временные затраты на найм персонала.

Исходя из этого можно выделить несколько видов кадрового резерва:

1. кадровый резерв для замещения должностей, которые уже есть в компании;
2. резерв специалистов для должностей, которые могут появиться в ближайшем будущем;
3. профессиональный кадровый резерв для разных направлений или для отдельных должностей.

5 шагов для формирования кадрового резерва персонала

Кадровый резерв персонала — не просто база данных с фамилиями и контактами соискателей. Важно грамотно структурировать её. Например, для каждого кандидата можно добавить ключевые характеристики: hard и soft skills, опыт, особые пожелания соискателя к графику и условиям работы, его зарплатные ожидания и т.д.

Разберём из чего состоит процесс создания кадрового резерва.

ШАГ 1. Изучите отклики кандидатов. Соберите резюме всех соискателей, которые ранее откликались на вакансии или присылали запрос о возможности работать в вашей компании. Проанализируйте их на предмет соответствия минимальным требованиям и добавьте в базу подошедших кандидатов.

ШАГ 2. Наладьте связь с бывшими сотрудниками и со специалистами, не прошедшими собеседование. Люди могут менять планы, проходить обучение, переходить в другие должности. Соискатель, который не подошёл для одной вакансии, может быть успешным в другой области. А бывший сотрудник может передумать и вновь вернуться в компанию, обогащённый опытом работы в другом месте.

Шаг 3. Обратите внимание на действующих сотрудников. Возможно, в компании есть люди, знаниям и навыкам которых можно найти лучшее применение. Например, специалист по закупкам, у которого есть опыт и желание заниматься продажами. Или рядовой сотрудник с навыками руководителя. При появлении потребности в новых сотрудниках и руководителях их можно будет найти внутри компании, сэкономив на процессах найма и адаптации.

Шаг 4. Организуйте дополнительный набор персонала. Используйте разные каналы для размещения вакансий: объявления на профильных сайтах и в социальных сетях, форму на сайте компании. Организация так же может пополнять кадровый резерв, обмениваясь базами с деловыми партнерами и прося сотрудников предлагать кандидатов на открытые вакансии.

Шаг 5. Усиливайте бренд работодателя. Чтобы регулярно получать предложения от специалистов и отклики на вакансии, компания должна заработать репутацию заботливой и открытой организации с ценностями, которые близки многим.

Управление кадровым резервом с помощью СДО-платформы

Для управления системой кадрового резерва можно использовать современные инструменты. Один из самых популярных из них — платформа для организации онлайн обучения СДО или LMS. С её помощью можно автоматизировать часть процессов, сократив время и усилия на их выполнение.

Разберём организацию работы кадрового резерва с помощью LMS-платформы Эквио. Эквио — это платформа и мобильное приложение для обучения, мотивации, управления и информирования сотрудников. Сервис позволяет проводить первичный отбор кандидатов, предлагая им тестирование с автоматической проверкой результатов. Это позволяет экономить время рекрутёра, отсеивая заведомо неподходящих соискателей. Также компания может предложить тесты действующим сотрудникам, чтобы узнать их потенциал и выбрать среди них кандидатов на повышение и руководящие посты.

На платформе Эквио можно вести календарь встреч с соискателями в онлайн и офлайн. Это позволит не пропустить собеседование или интервью с потенциально подходящим кандидатом. Помимо построения системы управления кадровым резервом, на платформе Эквио можно проводить пребординг, онбординг и обучение сотрудников.

Обучение кадрового резерва

В рамках подготовки кадрового резерва внутри компании, можно предложить сотрудникам онлайн-курсы для развития «жёстких» и «мягких» навыков. На платформе Эквио можно создавать обучающие курсы во встроенных редакторах для видео и лонгридов. Готовые курсы можно включать в программы обучения и назначать их отдельным сотрудникам. Также на платформе Эквио есть база знаний и корпоративный видеохостинг для хранения обучающего контента.

Тестирование после прохождения уроков поможет понять, кто из сотрудников хорошо усвоил материал. По итогам прохождения курсов можно переводить специалистов на новые должности в компании.

С помощью Эквио можно автоматически проводить пребординг перед приёмом на работу и онбординг для адаптации новых сотрудников. Платформа поможет познакомить специалистов с компанией и должностью, не тратя ресурсы руководителей и HR-специалистов.

Кадровый резерв позволяет не торопиться при отборе кандидатов и принимать более обоснованные и взвешенные решения о найме сотрудников. Это приводит к меньшему количеству собеседований, сокращает время поисков и повышает шанс найти наиболее подходящего специалиста. Используйте современные инструменты, чтобы частично автоматизировать этот процесс.