Как организовать и провести онлайн-собеседование

«Однажды я не знал, как ответить на вопрос рекрутёра, поэтому замер и не моргал в течение 15 секунд, чтобы всё выглядело так, как будто видео застыло».

«У меня было видео-интервью с технологической компанией. Я надел только рубашку и галстук и удобно устроился в боксерах в гостиной. В середине собеседования мне пришлось пойти и взять лист бумаги и ручку. Только после окончания разговора я понял, в каком виде ходил перед HR».

Эти смешные случаи произошли с соискателями во время онлайн-собеседований на работу. Благодаря удалённому формату HR-специалисты на интервью успевают познакомиться с домашними животными соискателей, присутствовать при семейных сценах или во время обеда.

Несмотря на такую открытость, часто бывает сложно составить первое впечатление о человеке через экран. Поэтому удаленное собеседование требует тщательной подготовки. Нужно предусмотреть много нюансов. Хватает ли кандидату технической грамотности, чтобы присутствовать на интервью? Есть ли у него стабильная связь и работающая гарнитура? Что делать, если во время собеседования начнутся проблемы со звуком?

Разберём эти вопросы в нашей статье и составим план организации онлайн-интервью.

Плюсы и минусы дистанционного собеседования

Не стоит связывать рост популярности дистанционных интервью только с пандемией, так как они появились гораздо раньше. Отчасти причина в том, что вместо одной встречи с рекрутёром компании часто используют многоуровневые собеседования. Чтобы HR и соискателю не приходилось тратить слишком много времени на прохождение всех этапов интервью, часть из них перенесли в онлайн. У такого подхода есть как плюсы, так и минусы.

Плюсы дистанционного интервью:

• Важное преимущество онлайн-собеседования — экономия средств и времени HR-специалиста. Онлайн-формат позволяет за короткое время пообщаться с несколькими кандидатами. Не нужно каждый раз искать свободное помещение, оставлять окошки между претендентами, ждать опаздывающих. А если произошли накладки в расписании, кандидат не будет ждать в офисе компании, а просто присоединится к встрече чуть позже.
• Можно проводить интервью для кандидатов из других городов, если вакансия предусматривает возможность удалённой работы или релокации. Благодаря этому можно находить узких специалистов и привлекать профессионалов из регионов.
• Кандидат отвечает на вопросы на собеседовании в комфортной расслабленной обстановке. Это позволяет лучше справиться с волнением и продемонстрировать свои компетенции людям, которые чувствуют себя скованно во время очного интервью. А рекрутёр может оценить истинные знания кандидата.
• HR-специалист может записать интервью, чтобы в любой момент пересмотреть запись и показать руководителю собеседования с выбранными соискателями.

К минусам онлайн-интервью можно отнести:

• Риск появления сбоев в онлайн-соединении, которые ухудшат качество коммуникации. Например, если кандидат находится за много километров от рекрутёра, изображение или звук могут доходить с задержкой.
• Если у соискателя недостаточно технических знаний, у него могут возникнуть трудности с подключением гарнитуры или использованием мессенджеров. Из-за этого часть специалистов могут не попасть на интервью или плохо себя на нём проявить.
• HR-специалист не может оценить эмоциональную реакцию на свои вопросы. Поза, мимика, жесты могут многое рассказать о человеке, но во время онлайн-собеседования этот способ невербальной коммуникации почти недоступен.
• Кандидат может отнестись к удалённой встрече более легкомысленно, чем к живому интервью. Например, он может записаться на собеседование и не выйти в нужное время на связь.
• У HR-специалиста нет возможности провести мини-экскурсию по офису, претендент на должность не сможет проникнуться атмосферой компании, чтобы составить о ней представление.

В любом случае, часто плюсы перевешивают, а большинство минусов удалённого собеседования можно устранить.

Суть онлайн-собеседования: цели и задачи

Как должно выглядеть правильное собеседование в онлайн?

Основная задача онлайн-собеседования — заменить с его помощью личную встречу. Рекрутёр должен понять, насколько кандидат подходит на должность, для которой открыта вакансия, насколько хорошо он впишется в команду. Также нужно подготовить краткий рассказ и презентацию компании.

Желательно, чтобы интервью проходило по видеосвязи, а не только через аудиоканал. HR-специалист может настроить камеру так, чтобы в кадре оказалась часть офиса. Хорошо, если это будет не только закрытая митинг-рум, и кандидат сможет увидеть работающих коллег. Также можно заранее записать и продемонстрировать на встрече небольшую онлайн-экскурсию по офису.

Успешное собеседование в онлайн требует тщательной подготовки. Важно подготовить техническую часть, убедиться, что кандидат знает, как пользоваться программой, с помощью которой будет проходить интервью. Иногда полезно выслать подробную инструкцию, как подключиться ко встрече и что делать в случае возникновения проблем. Также нужно заранее подготовить список важных вопросов. Так как во время онлайн-собеседования больше отвлекающих факторов, что-то можно упустить.

Прежде чем приступать к проведению собеседования, нужно найти контакт с кандидатом. В удалённом формате это сложнее, так как проще проникнуться симпатией к живому человеку, чем к картинке на дисплее. Стоит заранее подготовить несколько простых вопросов или уместную шутку, которая снимет напряжение и настроит на конструктивный диалог.

Варианты проведения онлайн-собеседования

Онлайн-интервью может проходить в двух форматах: в записи и в режиме реального времени:

• Интервью в записи подходит для тех случаев, когда соискатель и HR находятся в разных часовых поясах или есть проблемы со связью. В этом случае компания заранее готовит список вопросов и отправляет их кандидату. Тот записывает видео-ответы на них и отправляет HR-специалисту. Способ используется на самых первых этапах, когда нужно отсеять большое количество кандидатов. Его минус в том, что рекрутёр не может задать дополнительные вопросы, чтобы лучше знать человека.
• Стандартное устное собеседование в режиме реального времени с помощью Zoom, Skype, Google Meet или др. Это наиболее распространённая форма онлайн-собеседований. Между рекрутёром и соискателем происходит диалог, в ходе которого они могут задавать дополнительные вопросы и видеть реакцию собеседника на свои слова.

Существует несколько платных и бесплатных ресурсов для проведения видео-собеседования.

• Skype знаком большинству пользователей. Видеозвонки в скайпе можно совершать бесплатно, обе стороны собеседования могут демонстрировать экран и обмениваться файлами, есть возможность подключить к интервью нескольких представителей компании. Также для работодателя будет полезна функция записи онлайн-встречи. Главное, предупредить кандидата о том, что интервью записывается.
• Zoom — ещё одна платформа, которая пользуется популярностью у рекрутёров во всём мире. На бесплатном тарифе действуют ограничения для групповых встреч — 40 минут непрерывной связи. Интервью один на один можно проводить без ограничения по времени.
• Также собеседование можно провести и через видеосвязь в WhatsApp. Это бесплатно, собеседники могут обмениваться изображениями, документами, видео и аудио файлами. А если возникнут сложности со звуком, можно продолжить общение в виде переписки.
• Если компания выбрала формат интервью-монолога в записи, можно сделать это через сервис VCV. Он позволяет записывать видео длиной 5 минут без возможности перезаписи. HR может устанавливать ограничения по времени на подготовку и на ответ кандидата.

Большинство из этих программ позволяют провести как индивидуальное, так и групповое собеседование. Во втором случае HR-специалист создаёт мероприятие с несколькими участниками и приглашает на него кандидатов. Однако это не самый предпочтительный формат, так как в такой обстановке наладить контакт и лучше узнать собеседника становится ещё сложнее.

Дополнительные способы автоматизации рекрутинга в компании

Ещё один важный плюс онлайн-собеседования состоит в возможности автоматизации процесса рекрутинга. Для этого понадобятся специальные программы и приложения, которые возьмут часть задач эйчара на себя.

• Wepow — специализированная программа для автоматизации подбора кандидатов. В ней можно проводить видеоинтервью в режиме реального времени или в записи. Сервис помогает разослать персональные приглашения на интервью, сортировать и анализировать ответы кандидатов.
• Skillaz — рекрутинговая система, с помощью которой можно автоматизировать большинство этапов подбора кандидатов. Программа самостоятельно оценивает соискателей и рассылает им приглашения на собеседования, проводит предварительное тестирование. Здесь же можно организовать видеоинтервью.
• Эквио — платформа для тестирования и обучения персонала, и для построения внутрикорпоративных коммуникаций. С помощью Эквио можно создавать подборку материалов и отправлять их кандидатам на вакансии на самостоятельное изучение. Программа самостоятельно проанализирует ответы и сформирует отчёт. HR-специалист может записать видеопрезентацию о компании или подготовить её в виде PDF. Также в платформу встроен Zoom, что позволяет бесшовно переходить к онлайн-интервью и получать после него запись и статистику.

Используя системы автоматизации HR, рекрутёр может снять с себя рутинные задачи по приглашениям и первичному отсеву кандидатов, а также повысить эффективность собеседований.

В целом уже сейчас очевидно, что за онлайн-интервью — будущее. Такой формат удобен и для руководителей компаний, и для HR-специалистов, и для соискателей. Главное — выбрать подходящий формат и платформу для собеседования, и быть готовым оперативно решать возможные технические трудности.

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech