Как автоматизировать HR-процессы в компании

Автоматизация HR — это процесс внедрения IT-решений, помогающих упростить поиск, подбор, обучение, тестирование сотрудников и другие задачи по управлению командой. Большинство компаний начинают автоматизацию с HR-отдела. Однако некоторые специалисты кадровых служб до сих пор используют бумажную документацию. С каждым годом таких компаний становится всё меньше. В 2023 году процесс автоматизации рекрутинга в российских компаниях нужно выстраивать по-новой из-за ухода зарубежных сервисов. В материале мы расскажем, зачем и как автоматизировать работу рекрутёров в новых условиях.

Всё больше компаний доверяют роботам процесс управления персоналом

Для чего нужна автоматизация кадровых процессов

Ещё недавно автоматизация кадрового учета была нужна только крупным компаниям. Однако с тех пор, как организации начали активно собирать и использовать в работе точные данные, для их обработки потребовались специальные инструменты. Современный HR-специалист должен уметь работать с информацией не хуже, чем с людьми. Анализ данных помогает найти причину текучки кадров или сложностей с онбордингом, выявить вовлечённых сотрудников, оценить уровень подготовки кадров и потребность в обучении и т.д. На обработку этой информации вручную потребуется слишком много времени, гораздо эффективнее внедрить автоматизацию отдела кадров.

В задачи HR-специалиста входит адаптация новичков, оценка эффективности сотрудников, их обучение и развитие, мотивация и поощрение, работа с кадровым резервом. Автоматизация кадров позволяет выполнять часть рутинных действий без участия специалиста, с помощью электронных инструментов.

С помощью онлайн-платформы HR-специалист может:

• быстро собирать и обрабатывать резюме соискателей на разных площадках;
• искать нужных кандидатов в собранной базе резюме;
• проводить пребординг и онбординг нового персонала с минимальными усилиями;
• тестировать персонал, проверять уровень знаний и навыков команды, чтобы планировать дальнейшее обучение или кадровые перестановки;
• проводить обучение новых и опытных сотрудников и получать статистику о прохождении курсов;
• мотивировать сотрудников с помощью геймификации, соревнований и бонусов;
• быстро информировать о событиях, происходящих в компании;
• получать обратную связь от работников.

Преимущества автоматизации HR-процессов

Автоматизация работы для HR-специалиста избавляет его от монотонной повторяющейся работы и ручной обработки данных. Это экономит до 40% рабочего времени рекрутёра. А значит — появляется больше времени для выполнения более сложных задач. Кроме того, автоматизация при отборе, обучении и поощрении персонала позволяет исключить человеческий фактор. Личные симпатии и антипатии HR-специалиста не повлияют на оценку сотрудников и их карьерные перспективы. А при уходе HR-специалиста на новое место работы у компании не возникнет сложностей с передачей информации новому сотруднику. Все данные хранятся в едином месте и доступны для всех членов команды.

Руководитель сможет получать подробные отчёты об уровне знаний и навыков команды. Автоматизация HR-аналитики позволяет принимать решения о найме, обучении и увольнении сотрудников на основе точных данных без использования многочисленных таблиц.

Кризисы 2020 и 2022 годов показали, что компании, которые внедрили автоматизацию, быстрее адаптировались к новым условиям. Они гибко перестраивались, легко переводили рабочие процессы в онлайн и проводили переобучение сотрудников. Таким образом, автоматизация HR бизнес-процессов помогает не просто разгрузить HR-специалистов, а сделать компанию более устойчивой к потрясениям и выйти из кризисных ситуаций с наименьшими потерями.

Автоматизация локальных HR-процессов с помощью ERP-систем

ERP-система — это ИТ-система для управления бизнес-процессами на основе данных отделов продаж, логистики, производства, управления кадрами и др. Полное название термина — Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия. Система объединяет данные о персонале, складских запасах, ценах и продажах. Если эта информация хранится в бумажных архивах или в разрозненных программах, её легко потерять. К тому же, по мере роста компании объём данных накапливается и для их обработки требуется всё больше сотрудников. А благодаря ERP планирование ресурсов и анализ процессов занимает минимум времени и сил.

По сути ERP-система является альтернативой CRM (системы управления взаимодействием с клиентом), HRM (системы управления персоналом) и WMS (системы управления складом). Платформа объединяет функции всех этих систем и позволяет управлять ими через единый интерфейс.

ERP-системы предназначены для крупного и среднего бизнеса и могут различаться между собой. Поэтому компаниям стоит выбирать и настраивать платформу исходя из собственных задач. Например, система планирования ресурсов для ритейла не подойдёт для использования на производстве и т.д.

Лучшие отечественные платформы для автоматизации HR-процессов в компании

Долгое время более 42% рынка ERP-систем в России принадлежали компании SAP. После её ухода из нашей страны в 2022 году компании начали внедрять аналоги решений для автоматизации бизнес-процессов. Среди них наибольшей популярностью пользуются программы автоматизации кадрового учета.

На российском рынке представлено несколько крупных платформ для автоматизации HR-процессов и обучения. Рассмотрим одни из самых популярных решений.

Эквио

Российская платформа Эквио — это полноценный корпоративный портал, включающий онлайн-систему автоматизации HR. Компания является резидентом Сколково и занимает верхние строчки рейтингов крупнейших HR Tech-компаний
входит в реестр отечественного ПО и поставщиков HRM/HCM-систем.

Эквио содержит базу знаний и корпоративный видеохостинг для хранения обучающего контента, а также календарь офлайн и онлайн мероприятий. На платформе можно разработать программу развития для каждого сотрудника, создать обучающие курсы, провести тестирование с автоматической проверкой, поощрить успешных специалистов. Интерактивные элементы и геймификация позволяют сделать обучение не только качественным, но и интересным.

iSpring

Система дистанционного обучения сотрудников iSpring поставляется в виде отдельных решений: образовательная платформа iSpring Learn, конструктор видеокурсов iSpring Suite, iSpring Presenter для создания курсов из презентаций и другие. Каждый сервис приобретается отдельно.

Платформа даёт возможность создавать электронные курсы, тесты и интерактивные вставки. Также iSpring позволяет настраивать пошаговые программы обучения и получать отчёты. Администратор платформы может настроить автоматическую выдачу сертификатов после успешного прохождения обучения.

Галактика

Решение состоит из трёх отдельных систем: «Рекрутинг и адаптация» для подбора кадров, «Кадровое администрирование» для управления движением сотрудников внутри компании, «Обучение и развитие» для оценки потребностей в обучении.

Галактика позволяет планировать кадровые перестановки, вести учёт отпусков и больничных, организовать электронный документооборот, планировать обучение и повышать мотивацию. Помимо этого с помощью платформы можно автоматически контролировать рабочее время сотрудников и начисление зарплаты.

Potok

Платформа для автоматизации подбора персонала позволяет HR-специалистам собирать и обрабатывать данные о вакансиях и соискателях в едином месте. С помощью Potok можно автоматизировать размещение вакансий на hh, SuperJob или Авито, отслеживать жизненный цикл кандидатов, напоминать им об интервью и получать статистику. Благодаря интеграции с почтовыми сервисами Gmail и MS Exchange HR-специалист может вести переписку с кандидатами прямо на платформе. Ставить задачи и планировать день можно во встроенном тасктрекере.

Сервис позволяет как подбирать уникальных специалистов. так и проводить массовый набор персонала с однотипными вакансиями. Рекрутёр может настроить сочетания фильтров для однотипных массовых действия. Например, для рассылки приглашений на собеседования.

Хантфлоу

Хантфлоу — ещё одна крупная рекрутинговая платформа, упрощающая поиск и набор персонала. С помощью этого сервиса можно сохранить понравившиеся резюме или опубликовать вакансии в один клик. При назначении интервью соискателю Хантфлоу покажет рекрутёру календарь со свободными окнами и забронирует переговорку на нужное время.

Также через платформу можно вести переписку с корпоративного почтового адреса, через Telegram, WhatsApp или Viber. Все письма сохраняются в сервисе.

Работа HR-специалистов состоит как из сложных творческих задач, так и из ежедневной рутины. Автоматизировав последнюю, компания освободит рабочее время специалиста для более полезных занятий. Тем более, что современные системы автоматизации HR-процессов позволяют закрыть множество задач: от поиска резюме и переписки с кандидатами до обучения и тестирования опытных сотрудников.