Внедрение систем управления дистанционным обучением

Внедрение системы дистанционного управления обучением — следующий шаг после выбора LMS (Learning Management System). Однако продумать его нужно ещё на этапе знакомства с различными платформами. Важно понимать, будете ли вы обучать сотрудников собственной компании или вам нужны курсы для компаний-партнёров. А также, будете ли вы обучать сотрудников только онлайн или выберете смешанный вариант обучения.

К системам управления обучением относятся СДО или LMS — платформы, с помощью которых можно организовать и автоматизировать процесс обучения сотрудников. Вы сможете не только создавать и проводить онлайн-курсы, но и отслеживать результаты обучения. Чтобы максимально использовать возможности, которые предоставляет LMS, нужно грамотно интегрировать её во внутренние процессы компании. Внедрение дистанционного обучения состоит из нескольких важных этапов. И первый из них — понимание того, какие задачи ваша компания будет решать с помощью платформы LMS.

Актуальность системы управления обучением

Управление обучением персонала обычно поручено HR-отделу. В последнее время всё больше компаний выбирает для этих целей LMS, так как платформа помогает справиться с этой задачей качественнее и быстрее.

Что может платформа для обучения:

• автоматизировать управление обучением,
• настроить тестирование, проверку знаний и навыков,
• стать площадкой для корпоративной базы знаний, которую можно регулярно обновлять,
• предоставить ресурс для обмена новостями компании, проведения конкурсов и опросов,
• собирать подробную статистику о прохождении курсов и результатах тестирования.

Первая образовательная система дистанционного обучения была создана в 1960 году как платформа для студентов университета Иллинойса. После этого сервисы для создания и проведения онлайн-курсов начали появляться в разных странах. В 2004-м году был разработан стандарт SCORM для LMS, благодаря которому один и тот же онлайн-курс можно было загружать на разные платформы.

Следующим этапом развития СДО стал рост популярности облачных сервисов. Всё больше компаний размещали обучающие материалы в облаках, а не на собственных серверах. Пользователи начали проходить курсы в любом месте со своих мобильных телефонов, что ещё больше повысило доступность онлайн-обучения. Пандемия 2020 года с переходом на удалённую работу ускорила темпы внедрения LMS. Те, кто успел перейти на корпоративные системы управления обучением онлайн, продолжили обучать сотрудников в условиях удалёнки. Остальные начали выбирать и внедрять LMS в своих компаниях.

Сами платформы также меняются, с каждым годом появляется всё больше полезных функций. Современная LMS позволяет не только создавать и проводить курсы онлайн. На платформе можно собирать полноценную статистику и использовать её данные для премирования и штрафов сотрудников. Помимо корпоративной базы знаний появляются разделы новостей, где информацию можно выкладывать за пару минут. Благодаря LMS сотрудники могут принимать участие в конкурсах, смотреть видео, участвовать в опросах и в Zoom-конференциях, оставлять комментарии и получать обратную связь от руководителя.

Виды систем управления обучением

Системы управления знаниями персонала различаются по способу хранения данных и по наличию/ отсутствию оплаты для пользователей.

• Как мы уже писали, часть платформ требуют установки на сервер заказчика. Как правило, для работы с ними требуется держать в штате отдельного сотрудника, который настроит LMS и будет поддерживать её в рабочем состоянии. Среди таких платформ много бесплатных вариантов. Однако экономия может обернуться ещё большими тратами, так как бесплатные СДО часто нуждаются в серьёзной настройке. Оплата работы специалиста и содержания собственных серверов обходится дороже, чем стоимость платной LMS.
• Современные системы управления базами данных и знаний для обучения сотрудников располагаются в облачных хранилищах. Это позволяет получить практически безграничное пространство для хранения и обучать сотрудников по всему миру.

Также LMS можно настроить как площадку, которая предоставляет только возможности для управления процессом обучения или платформу с расширенными функциями. Ещё один важный критерий — возможность кастомизации, то есть доработки под персональные потребности заказчика.

Расширение функций LMS, рост компаний с удалённым форматом работы, а также необходимость обучать сотрудников в филиалах и компаниях-партнёрах сделали автоматизированные системы управления обучением очень востребованными на рынке.

Преимущества использования систем управления и организации обучения

Системы управления обучением (или LMS) подходят компаниям, которые обучают сотрудников онлайн и офлайн. С помощью LMS можно настроить календарь мероприятий, пригласить пользователей, предоставить дополнительные материалы, провести тестирование и проверить его результаты, собрать статистику. Благодаря автоматизации этих процессов компания может разгрузить HR-отдел и упорядочить процесс обучения.

А те, кто полностью или частично перевёл обучение в онлайн, смогут максимально использовать возможности системы управления обучением:

• С помощью LMS можно обучать целые отделы и филиалы одновременно, даже если они находятся в разных городах.
• Можно создавать и редактировать курсы, не имея специальных знаний или опыта. Например, на платформе Эквио есть встроенный редактор, в котором можно из любого видео сделать обучающий курс. Часто сотрудникам требуются не основательные теоретические знания, а ответы на вопросы и решение конкретных задач. Поэтому вместо большого курса достаточно двухминутного видео, снятого экспертом. А если компании нужен большой профессиональный курс, можно вложиться в его создание один раз и использовать контент многократно.
• Из статьи расходов на обучение исчезнут такие пункты, как аренда помещения, командировки и заработная плата тренера.
• Процесс обучения можно сделать эффективнее и интереснее, добавив в него искусственный интеллект, игровые механики, VR-технологии и так далее.
• Для каждого сотрудника система дистанционного обучения онлайн позволяет создать персональный образовательный маршрут, что является трендом на рынке корпоративного образования. Достаточно выявить точки роста и предоставить доступ к нужным курсам, обучающим роликам и вебинарам.

Как внедрить СДО за несколько шагов

Внедрение СДО может занимать от нескольких дней до нескольких месяцев. Большая часть этого времени уйдёт на выявление потребностей компании и налаживание внутренних процессов.

Для начала нужно определить цели обучения. Чтобы понять, есть ли эффект от обучения сотрудников, важно знать, каких показателей вы хотите достичь. Например, это может быть успешное прохождение обязательной аттестации.

Следующим шагом нужно выбрать, какие из функций LMS понадобятся в первую очередь, а какие можно оставить на потом. Как правило, современные платформы предоставляют пользователям столько возможностей, что на их освоение требуется время.

Важно назначить сотрудников, которые будут отвечать за процесс обучения. Они будут загружать и обновлять контент, назначать разные уровни доступа для коллег, общаться с техподдержкой. На этом же этапе можно определиться, кто из сотрудников будет проходить обучение, и составить график занятий. Данные сотрудников нужно загрузить в LMS.

После этого можно добавить на платформу те обучающие материалы, которые уже есть у компании. Одновременно можно начать создание собственных обучающих видео, вебинаров и презентаций. Также можно интегрировать в систему обучения другие приложения и сервисы компании.

На следующем этапе нужно настроить интерфейс, добавить в LMS логотип компании и корпоративные цвета. Эквио позволяет настроить приложение так, что оно будет выглядеть как собственный продукт компании-заказчика.

После этого можно тестировать обучающую платформу и корректировать выявленные проблемы.

Резюмируем. Внедрение платформы занимает немного времени — при необходимости, можно уложиться в несколько дней. Однако процесс и план внедрения лучше продумать ещё на этапе выбора LMS. После этого можно автоматизировать приглашение на занятия, проверку тестов, сбор статистики как для онлайн-курсов, так и для очного обучения.

Источники:

1. Попова Ю.Б. Классификация автоматизированных систем управления обучением // Системный анализ и прикладная информатика. 2016. №3
2. Кашина Ольга Андреевна, Устюгова Виктория Николаевна, Архипов Руслан Евгеньевич, Шакиров Ирек Ильгамович Система управления обучением как основа организации электронного обучения в вузе // ОТО. 2018. №2

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech