Как организовать обучение новых сотрудников в компании

Пребординг и онбординг новых сотрудников

В первые дни после выхода на новое место работы сотрудника нужно ввести в курс дела и познакомить с командой.

• В идеале обучение начинается ещё до первого рабочего дня — сразу после подписания оффера. Такая адаптация называется пребордингом. На этом этапе человеку дают самую необходимую информацию в сжатом виде. Например, можно кратко рассказать о компании и о команде, объяснить, как будет проходить первый день на новом месте, что нужно взять с собой, к кому подойти и т. д. Пребординг длится от одного до нескольких дней. После этого наступает время онбординга.
• Онбординг — это введение нового сотрудника в курс дела, знакомство с должностными обязанностями, рабочими инструментами и сервисами, а также рассказ о возможностях и перспективах на новом месте. Онбординг может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от сложности рабочих задач.

Сегодня компании всё чаще проводят и пребординг, и онбординг. От того, насколько успешно прошло обучение новых сотрудников на этих двух этапах, будет зависеть их желание остаться в компании, уровень мотивации и вовлечённость в работу. Поэтому важно создать хороший welcome-курс для пребординга и онбординга.

Также для некоторых профессий первые дни на работе должны начинаться с обучения по охране труда нового сотрудника. По закону такие знания должен получить руководитель и его заместители.

Из чего состоит пребординг и онбординг

Онбординг — не разовое мероприятие, а целый набор различных активностей, рассчитанных на несколько дней, недель или месяцев.

Как правило, программа для адаптации нового сотрудника состоит из нескольких частей:

1. Сведения о компании, корпоративной культуре, команде и рабочем месте.
2. Инструкция, что новый сотрудник должен делать на работе.
3. Информация о возможностях для развития и перспективах в компании.

На этапе предварительного обучения или пребординга новый сотрудник может получить доступ к онлайн-курсам, ознакомиться с корпоративной культурой, правилами поведения и дресс-кодом.

• В первый рабочий день задача онбординга — создать дружелюбную атмосферу, снизить уровень стресса и погрузить новичка в основные процессы. Для этого важно познакомить его с командой, предоставить необходимые инструменты, рассказать о компании. Для рассказа о ценностях компании можно сделать короткие видеоролики или небольшую презентацию из нескольких слайдов.
• В течение первой недели важно сосредоточиться на знакомстве нового сотрудника с основными обязанностями и коллегами. Здесь будут полезны практические задания, короткие обучающие курсы и обратная связь от руководителя.
• В последующие недели сотрудник должен погрузиться рабочую атмосферу и познакомиться с особенностями работы в компании и внутренними процессами. Для выполнения сложных задач может понадобиться помощь опытного наставника.
• После завершения адаптации сотрудник может проходить курсы и участвовать в других обучающих мероприятиях, которые помогают повышать квалификацию и расти внутри компании.

От чего зависит срок обучения нового сотрудника

Определимся, о каком периоде мы говорим, когда рассматриваем процесс обучения новых сотрудников. Для каждой компании эти сроки будут индивидуальны, по закону они не должны превышать 60 дней после заключения договора. Однако адаптация может продолжаться и после окончания испытательного срока. Для «сложных» специальностей в среднем считается нормой, если новичок выходит на рабочие показатели в течение трёх месяцев. Линейные специалисты могут адаптироваться на новом месте за 1-2 недели.

Многое зависит от навыков, опыта и обязанностей работника. Важно то, насколько быстро специалист может освоить новый материал, с какими сложностями он может столкнуться. Также период обучения зависит от особенностей компании: как много в ней правил и стандартов работы, насколько сложные обязанности должен выполнять сотрудник.

Кто определяет сроки обучения нового сотрудника в компании? Как правило, эту роль берёт на себя руководитель или HR-специалист.

Сократить срок адаптации новых сотрудников в 3 раза можно с помощью платформы Эквио. HR-специалист загружает на платформу welcome-тренинг и поэтапную программу ввода в должность — общие для всех или персональные под каждую специальность. С их помощью можно за короткие срок обучить любое количество новичков, не задействуя руководителей и коллег.

Цели и задачи обучения новых сотрудников

Перед тем, как начать обучение и адаптацию новых сотрудников, нужно определиться, какие задачи стоят перед компанией и как назначенный курс поможет их решить. Чаще всего цель адаптации — сделать так, чтобы новый сотрудник влился в коллектив, остался работать в компании и в минимальные сроки достиг своего уровня эффективности. Благодаря грамотно организованному онборднигу у сотрудника в первый день в компании будут все нужные доступы, пароли и информация для того, чтобы приступить к работе.

Какие ещё задачи может решить обучение новых сотрудников и наставничество на рабочем месте?

• Ускорение процесса адаптации. Онбординг новых сотрудников может помочь им быстрее приступить к работе и начать выполнять должностные обязанности.
• Повышение производительности работы. Обучение помогает найти оптимальные способы выполнения работы. Благодаря этому сотрудники работают лучше и качественнее.
• Снижение количества ошибок. Чем лучше обучены сотрудники, тем меньше они делают ошибок при выполнении рабочих задач.
• Мотивация сотрудников. Когда компания вкладывается в обучение работников, они чувствуют свою ценность. Благодаря этому их мотивация и вовлечённость растут.
• Снижение текучки. Обучение — один из способов удержания персонала, так как оно даёт возможности для роста и развития.
• Формирование корпоративной культуры. Когда новые сотрудники с первых дней на рабочем месте узнают о стандартах и ценностях компании, они проще встраиваются в корпоративную культуру и быстрее интегрируются в команду.

В компании Эквио новый сотрудник ещё до выхода на работу получает ссылку для входа на онлайн-платформу и доступ к курсам для онбординга. Курс включает презентацию и видео-курсы о компании, базу сотрудников для знакомства с коллегами, информацию об организационных вопросах.

Основные методы обучения новых сотрудников на рабочем месте

Какие методы вводное обучение для новых сотрудников выбрать компании, чтобы новички быстро интегрировались в коллектив и стали ценными членами команды? Это зависит от специфики компании, должности и индивидуальных особенностей сотрудника. Рассмотрим наиболее распространенные:

• Наставничество. Во многих компаниях принято, когда более опытный сотрудник «берёт шефство» над новичком, помогает ему адаптироваться, делится опытом и нюансами, которые помогут в работе. Это один из популярных методов, который, тем не менее, требует наличия наставников, умеющих общаться с новичками.
• Обучение на рабочем месте. Нередко встречается ситуация, когда новый сотрудник сразу начинает выполнять рабочие задачи, и в процессе получает необходимые навыки.
• Тренинги. Их могут проводить внутренние или привлечённые специалисты по обучению. Это помогает сделать обучение более стандартизированным и передать новичкам необходимую информацию.
• Онлайн-курсы. Это современный формат обучения, который позволяет новым сотрудникам учиться в удобное для них время и в индивидуальном темпе. Такой метод можно использовать на любом этапе приёма и обучения новых сотрудников во время пребординга и онбординга.
• Симуляции. Ролевая игра — эффективный способ отработки практических навыков в безопасной обстановке. Поэтому он нравится и сотрудникам, и руководителям. Симуляция даёт возможность попробовать разные сценарии решения рабочих задач и провести обучение сотрудников новым продуктам в игровой форме.
• Самообучение. Новым сотрудникам дают доступ к обучающим материалам (курсы, статьи, видеоуроки) для самостоятельного изучения. Важно, чтобы у новичков был высокий уровень мотивации и возможность комбинировать самообучение с другими методами.

Каждый из этих методов имеет свои плюсы и минусы. Например, привлечение тренеров — это дорогостоящий вариант, который позволяет обучать ограниченное число людей. Покупка готовых онлайн-курсов позволяет снизить затраты, однако, курсы не всегда подходят под специфику компании. Создание собственных курсов позволяет максимально адаптировать обучение под нужды компании, но требует вложений времени и ресурсов на разработку и поддержание курсов в актуальном состоянии. Поэтому часто компании комбинируют несколько методов. Например, используют готовые курсы и дополняют их индивидуальными программами обучения и тренингами.

Советы по составлению плана обучения новых сотрудников

Перед тем, как перейти к составлению плана обучения нового сотрудника, посмотрите образец того, как он может выглядеть.

Важно разделить процесс адаптации на временные отрезки, у каждого из которых — своя задача и специфика.

Вот ещё несколько советов о том, как организовать первичное обучение новых сотрудников в компании.

• Выберите подходящую онлайн-платформу для обучения. Важно, чтобы платформа позволяла обучаться с мобильных телефонов, хранить учебные материалы, разграничивать доступ, отслеживать прогресс в обучении и взаимодействовать с сотрудниками в процессе адаптации.
• Интегрируйте платформу с другими HR-системами, которые используются в компании. Синхронизируйте онлайн-платформу для автоматического добавления и актуализации информации.
• Используйте онлайн-формат, чтобы сократить стоимость обучения новых работников и автоматизировать рутинные задачи. Переведите в онлайн лекции, презентации, тесты.
• Автоматизируйте проверку знаний. Проверяйте, насколько успешно идёт усвоение новых знаний и навыков и как проходит процесс адаптации. Онлайн-платформа поможет сократить время на проверку тестов и составление отчётов.
• Настройте напоминания о предстоящих курсах, тестах и других важных событиях для обучения новичков. Благодаря этому они не пропустят важные события.
• Собирайте обратную связь от новых сотрудников о том, как проходит их адаптация. Это поможет улучшить программу онбординга и сделать её эффективнее.
• Планируя этапы обучения новых сотрудников онлайн, не забудьте добавить «живое» общение в руководителем и коллегами. Пусть руководители и HR-специалисты оказывают поддержке новичкам и создают комфортную психологическую атмосферу.

Пошаговое руководство по обучению новых сотрудников в организации

Система обучения новых сотрудников нужна каждой компании, независимо от её размера и сферы её деятельности. При этом важно обратить внимание на методологию обучения, его наполнение и инструменты. Важно решить, из каких блоков будет состоять онбординг, какими будут программа и сроки обучения, что оно будет включать, какими сервисами будет пользоваться HR-специалист.

Разберём по шагам, как создать программу обучения новых сотрудников

• Сформулируйте понятные чёткие цели. Решите, что должны знать и уметь новые сотрудники после обучения. Определитесь, какую информацию вы хотите передать новым сотрудникам в первые дни и недели в вашей компании.
• Подумайте о том, как создать комфортную дружелюбную среду для быстрой и лёгкой адаптации. И о том, что может помешать новичку быстро включиться в рабочий процесс.
• Выберите подходящие методы и форматы обучения сотрудников. Онлайн-курсы, офлайн-тренинги, наставничество или самостоятельное изучение материалов? Если компания регулярно набирает большое количество новичков, она может организовать тренинги в режиме реального времени, как очно, так и онлайн. Если новые специалисты приходят в компания в разное время, проще всего организовать онбординг с помощью готовых курсов. Повторяющиеся материалы нужно собрать в одну обучающую программу, это позволит экономить ресурсы.
• Создайте обучающие материалы или загрузите готовый контент. Разработайте презентации, видеоуроки, инструкции, симуляторы, практические задания для обучения, чтобы назначать их новым сотрудникам.
• Выберите и обучите тренеров. Эту роль могут играть как специалисты компании, у которых есть глубокие знания в своей сфере, так и внешние приглашённые эксперты.
• При необходимости составьте индивидуальный план развития нового сотрудника. Для этого нужно учесть уже имеющиеся знания, сильные и слабые стороны, цели и задачи. Благодаря этому новый работник будет знать, какие у него есть перспективы, и что нужно сделать, чтобы расти внутри компании.
• Организуйте процесс обучения и адаптации новых сотрудников.
• Контролируйте прогресс обучения, уровень знаний и навыков сотрудников. Для этого можно проводить тестирование после обучения, собирать обратную связь о программе обучения, тренерах и материалах, а также оценивать то, как влияет проведение онбординга на удержание сотрудников. скорость адаптации и качество работы.

Автор:

Алёна Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech

Эксперт:

Елена Денисова — к.т.н., бизнес-практик, преподает в Финансовом университете при правительстве РФ на кафедре «Бизнес-информатика» дисциплины «Моделирование, управление и анализ бизнес-процессов», «Управление знаниями».