Как создать план обучения персонала

Что такое план обучения сотрудников и как его составить?

Когда руководитель принимает решение об обучении сотрудников, компания назначает специалистов, ответственных за развитие. Эти специалисты создают документ — план обучения для организации. План обучения — документ, в котором прописан порядок действий и мероприятий для достижения целей компании за счёт развития персонала. Структура такого документа может различаться.

Иногда план обучения составляют на месяц, но чаще всего выбирают более длительный отрезок времени — квартал или год. В него добавляют онлайн и офлайн мероприятия для развития сотрудников, а затем согласуют этот список с руководителями и утверждают на уровне топ-менеджмента компании.

Что включает план обучения на год или квартал

При составлении план программы обучения компания может выбирать любую форму и содержание документа. Не существует единого шаблона или универсальных правил его заполнения. Чаще всего в план добавляют:

• цели обучения сотрудников;
• сроки проведения обучения;
• бюджет, который компания готова выделить на развитие команды;
• информацию о том, кто будет проводить обучение: компания или сторонние подрядчики, а также сведения об этих подрядчиках и стоимость их услуг;
• данные о сотрудниках, которые будут участвовать в программе обучения;
• онлайн или очная форма обучения;
• примерное расписание обучения с учетом рабочего графика сотрудников;
• этапы прохождения обучения;
• тематический план обучения;
• ресурсы, которые могут потребоваться для реализации программы;
• список ответственных лиц — HR-менеджера, преподавателей, инструкторов, методистов.

Зачем компании план обучения сотрудников

Чтобы обучение персонала приносило пользу компании, оно должно быть регулярным и непрерывным. Важно заранее продумать, какие навыки потребуются каждому сотруднику, как и когда он будет их получать. И в этом случае не обойтись без плана обучения специалистов. Цели и задачи плана обучения — правильно распределять бюджет и время и контролировать процесс развития персонала.

Кроме того, заранее составленный план поможет своевременно проводить курсы, которые обязательны для всех или некоторых сотрудников. Это поможет компании соблюсти требования законодательства РФ и избежать штрафов. Например, в план обучения можно включить занятия по охране труда и мерам пожарной безопасности. А план по обучению рабочих может включать стажировки, инструктажи и другие мероприятия, прописанные в законе.

Помимо общего плана обучения компания может составить индивидуальные планы развития для каждого сотрудника. При этом форма индивидуального плана обучения будет незначительно отличаться от документа для всей команды.

Преимущества обучения персонала по индивидуальному плану

Индивидуальный план обучения — это стратегия развития сотрудников, которая учитывает уже имеющиеся у них знания, опыт, персональные предпочтения и пользу, которую они могут принести компании.

При составлении индивидуального плана учитывается потенциал сотрудника, компетенции, которых ему не хватает для успешного выполнения рабочих обязанностей, должности, на которые он может претендовать, задачи, которые может на себя взять. В отличии от универсального, общего для всех, обучения, индивидуальный план позволяет назначать только те курсы, которые нужны конкретному человеку. Это повышает мотивацию и помогает избежать лишних затрат.
При таком подходе снижается текучка кадров, так как сотрудники понимают свою значимость и могут двигаться по карьерной лестницы внутри компании. Обучение по индивидуальному учебному плану позволяет предотвращать выгорание, формировать кадровый резерв и формировать команду лояльных профессионалов, нацеленных на развитие.

Чтобы план контроля обучения сработал, важно регулярно обновлять его, так как условия и предпочтения сотрудников могут меняться. Например, если человек прошёл курсы, перешёл на новую должность, его загруженность может возрасти. В этом случае нужно будет пересмотреть изначальную стратегию развития, добавить в план дистанционное обучение вместо требующего много времени очного формата.

Пример плана обучения

Не существует единственно верных общепринятых канонов для создания плана развития сотрудников. Структура и содержание также остаются на усмотрение руководителя. Поэтому в статье мы говорим о примерном плане обучения и об общих принципах его создания.
Даже если у руководителя есть возможность взять полностью готовый план обучения, образец нужно будет переработать под индивидуальные особенности компании. У каждого бизнеса — свои задачи. Важно отталкиваться от них при составлении стратегии развития сотрудников. Форма плана обучения может быть любой, например, можно сделать его в виде таблицы. Её столбцы могут включать сроки обучения, направление, название подразделения и фамилии сотрудников, формат и вид занятий, а также место их проведения.

Дополнительно можно указать виды обучающих мероприятий и планируемые результаты обучения. Такая структура плана обучения позволяет контролировать затраты и процесс развития работников.

Как подготовиться к планированию обучения персонала

Составление учебного плана и программы обучения требует много времени и сил. Чтобы упростить задачу, нужно провести предварительную подготовку. Для начала нужно понять, где находятся точки пересечения бизнес-задач и персональных целей и задач сотрудников. Без проведения такого исследования компания рискует потратить ресурсы напрасно и не добиться результатов обучения. При этом сотрудники могут потерять мотивацию из-за того, что не понимают ценность обучения лично для них.

Например, производственная компания запланировала на текущий год обновить оборудование и внедрить новые технологии. Кроме того, производитель хочет расширить ассортимент выпускаемой продукции и список партнёров. Всё это требует специалистов, которые смогут работать в новых условиях. Компания может нанять их со стороны или переобучить действующих работников. Последний вариант потребует меньше затрат финансов и времени. Однако если руководитель просто потребует у сотрудников пройти обучение, он столкнётся с выраженным или пассивным сопротивлением. Если не объяснить работникам, для чего им нужны курсы, в лучшем случае, люди будут проходить их формально, как скучную и неинтересную повинность. В результате компания потратит деньги на обучение впустую, не добьётся своих целей и не повысит квалификацию персонала.

Поэтому прежде чем разработать план обучения, рекомендуется провести исследования.

Исследования перед составлением плана обучения

Есть несколько видов исследований, которые помогут создать работающий план технологии обучения. Можно использовать их все или выбрать несколько наиболее подходящих.

• Интервью с руководителем для определения целей и задач обучения сотрудников с точки зрения бизнес-задач.
• Интервью с экспертами по обучению помогает создать продуманный план обучения, сформулировать цели и задачи развития сотрудников, выбрать наиболее подходящие методы обучения.
• Анализ договоров с сотрудниками и их должностных инструкций. Их тщательное изучение поможет понять, совпадают ли цели руководителя компании и сотрудников. Также на этом этапе можно оценить возможности работников для эффективного обучения. Например, наличие у них современных устройств для прохождения онлайн-курсов.
• Опрос сотрудников, имена которых находятся в списках для обучения. Это метод исследования помогает оценить уровень компетенций персонала, потребность в обучении, актуальные условия работы, особенности общения внутри компании и другие условия, которые могут повлиять на процесс и результаты обучения.

Разработка плана обучения: пошаговая инструкция

Составление планов обучения сотрудников может потребовать времени. Чаще всего горизонт планирования равен календарному году. Чтобы документ имел практическую ценность, важно подойти к его созданию не формально. Полезно обсудить потенциал каждого человека в компании с его непосредственным руководителем, а также узнать мнение самого сотрудника.

Как правило, для составления плана профессионального обучения достаточно нескольких шагов:

1. На первом этапе ставятся цели и формируются чёткие измеримые задачи, которые компания планирует достичь при помощи обучения работников. Важно сразу указать сроки достижения цели и измеримые критерии, которые покажут, что цель достигнута.
2. После этого проводят внутренний аудит, чтобы понять текущий уровень знаний сотрудников. На основе этого составляют список сотрудников, которые влияют на достижение целей компании.
3. На этом этапе выясняют, какие знания и умения нужны сотрудникам для достижения целей бизнеса. Также важно понять, какими из них работники уже обладают, а какие только предстоит приобрести.
4. Когда становится понятно, чему нужно обучать сотрудников, следующий шаг — выбор формы и вида обучения. Очные занятия потребуют выделить больше времени и денег для развития сотрудников. Онлайн-обучение можно проводить без отрыва от рабочего процесса, экономя на оплате работы тренеров.
5. Добавление в план тем и сроков обучения. В некоторых случаях компании может потребоваться план ускоренного обучения.
6. После этого компания может перейти к выполнению плана обучения.

Составление перспективного плана обучения — непростая задача, поэтому многие стараются её автоматизировать. Платформа Эквио позволяет составить план, провести онлайн и офлайн занятия, мотивировать сотрудников и собрать статистику по обучению. На этапе внутреннего аудита Эквио позволяет одновременно провести тестирование любого количества сотрудников. Все ответы обрабатываются автоматически, на их основе формируются наглядные отчёты для руководителя. После этого можно составить путь развития для каждого сотрудника.

Платформа автоматически в заданное время отправит приглашение для прохождения курса. Общий рейтинг сотрудников добавит элемент соревнования, а возможность копить баллы и менять их на подарки станет дополнительной мотивацией для обучения.

Создание плана обучения позволяет избежать ситуаций, когда работникам не хватает компетенций, чтобы качественно выполнять рабочие задачи. Кроме того, он создаёт условия для роста и снижает текучку кадров. Благодаря регулярному обучению в компании остаются самые ценные кадры — нацеленные на профессиональное развитие. Некоторые компании отказываются от составления плана обучения из-за того, что он требует времени и человеческих ресурсов. Автоматизация с помощью платформы Эквио поможет избежать этих проблем и снизить затраты как на планирование, так и на само обучение.

Краткие итоги

Успешное обучение в компании невозможно без хорошо продуманного плана обучения работников. В документе, который разрабатывает HR-отдел или специалисты по обучению, нужно зафиксировать, какие работники какие знания и навыки и в какие сроки должны получить.

Перед тем как перейти к созданию плана практического обучения, специалист должен выяснить, насколько цели компании и отдельных сотрудников пересекаются между собой, какие знания и навыки уже есть у сотрудников и  чему их нужно научить. Также стоит прописать, что может помочь или помешать внедрению корпоративного обучения.

Учебный план профессионального обучения должен вести компанию к достижению её бизнес-целей. Важно регулярно сверяться не только, как идёт процесс обучения, но и помогает ли оно решать задачи компании. Если руководитель видит, что обучение недостаточно эффективно, нужно внести изменения в план обучения.

Автор:

Леонид Бутаков — коммерческий директор «Эквио». Эксперт рынка EdTech/HRtech, ex. Руководитель продаж Gett, PravoTech