Система дистанционного обучения (СДО). Что нужно учесть перед запуском и что делать после?

Запуск платформы для дистанционного обучения похож на любой проектный цикл: планирование, организация процесса, мотивация, анализ, корректировка. Чаще всего мы слышим советы о том, как правильно выбрать LMS (Learning Management System, или по-русски СДО – систему дистанционного обучения). А что же делать с СДО после того, как она стала вашей? Как её запустить в компании и эффективно управлять после запуска? Мы аккумулировали наш опыт запуска СДО в десятках различных компаний, и в этой статье я хочу поделиться им с вами.

Система дистанционного обучения. Инструкция

В этой статье мы разберём важные аспекты запуска и корректировки работы системы дистанционного обучения. Для простоты навигации выделим следующие пункты:

1. Цели и задачи, которые будет решать СДО (на год-два).
2. Планирование бюджета для СДО.
3. Контент: какие материалы уже есть, что нужно создать, кто будет это делать.
4. Роли в проекте СДО. Организация структуры.
5. Пилот запуска системы. Мотивация для пользователей.
6. Регулярный анализ результатов работы СДО и корректировка плана.

1. Система дистанционного обучения. Цели и задачи

Перед покупкой СДО важно понимать, какие задачи она будет решать в компании. Очень не советую покупать СДО потому, что у других уже есть, а у вас – нет. Нужно правильно и максимально детально сформулировать задачи, а потом оценить, действительно ли СДО поможет эти задачи решить. Не должно быть иллюзии о всемогущей системе дистанционного обучения, которая снимет все ваши проблемы. Поэтому:

ШАГ 1

1. Выделите цели и задачи, если это легко сделать.
2. Есть трудности с первым пунктом? Проанализируйте, какие проблемы (боли) есть у вашей компании. Обязательно поговорите с коллегами, проведите опрос. Эти боли позволят понять, какие задачи стоят и что можно решить с помощью СДО.

Очень важно правильно формулировать задачи. Так, цель «обучение сотрудников» не конкретная и слишком объёмная. Подобные цели нужно дробить на более мелкие задачи и добавлять в них измеримые показатели. В этом вам поможет метод постановки целей по SMART. Например, выделяем из цели «обучить сотрудников» более узкую и конкретную задачу: увеличить результат сдачи тестов на знание определённого продукта до 85% к 1 сентября. Эту задачу мы уже можем измерить, а значит и достичь её будет легче.

ШАГ 2

Напишите детальный план задач на год – два, распределите их по месяцам и кварталам. Крупными мазками сразу опишите, какие ещё задачи «на вырост» хотелось бы решать в будущем с помощью новой системы. Конечно, в этом долгосрочном плане могут быть фантазии, но это позволит увидеть вектор развития.

2. Планирование бюджета для системы дистанционного обучения

Бюджет в проекте запуска LMS состоит из нескольких пунктов:

• приобретение самой платформы (лицензии или полный выкуп ПО),
• создание контента,
• поддержка и обслуживание LMS,
• возможные доработки платформы,
• другие затраты.

Обычно бюджет нужно защитить перед руководством и разработать эффективный план работы LMS, поэтому так важно заранее спланировать необходимые инвестиции. Иначе можно столкнуться с покупкой первоклассного «космического корабля», который будет пылиться в гараже вместо того, чтобы покорять новые пространства. Так, система дистанционного обучения может стоять без дела, если нет бюджета на контент. Давайте прикинем, какую сумму нужно заложить в бюджет на создание контента помимо стоимости самой системы дистанционного обучения. Разберём стандартные варианты:

Компания сама производит контент. Предположим, специалист, который занимается обучением в компании, теперь становится специалистом дистанционного обучения. Он самостоятельно администрирует платформу и создаёт курсы, этот человек или люди уже есть у вас в штате. Потребность в дизайне и материалах можно решать через отдел маркетинга (если он есть в компании): обычно, в таком отделе работают дизайнеры и специалисты, которые могут помочь с визуальной и аудио частями.

При таком сценарии вполне реально вообще не потратить ни копейки на этапе запуска платформы. Если это ваш случай, можно (но не обязательно) заложить 60 000 руб в год (5 000 руб в месяц) — например, на покупку картинок в фотостоках или на минимальное оборудование для съёмки качественного видео (ниже расскажу подробнее).

В платформе Эквио всё продумано, чтобы вы тратили минимум времени и денег на создание контента:

Встроенный запатентованный редактор видеокурсов
— снимите видео на смартфон, загрузите на платформу и добавьте проверочные вопросы прямо на видео,
— сохраните (Save As) любую ppt презентацию из PowerPoint как видео и используйте в качестве основы для видеокурса,
— превратите любую запись вебинара или встречи в интерактивный (с проверочными вопросами) курс и контролируйте понимание информации.

Видео можно загружать в форматах MP4 или AVI. Нет ограничения на разрешение видео (есть рекомендованное разрешение). Ограничение по размеру загружаемого видео — до 2 Гб. Неограниченный объём хранилища.

Поддержка самых популярных форматов, в платформу легко загружать:
— электронные курсы SCORM 1.2 и 2004
— документы PDF (любой документ .doc или презентацию .ppt можно сохранить как pdf)
— лонгриды HTML 5

А также давать ссылки для перехода на внутренние и внешние ресурсы, чаты или каналы в мессенджерах.

Компания заказывает изготовление курсов у подрядчиков. Здесь очень сложно спрогнозировать бюджет — он зависит от количества курсов, их длительности и сценария. Средняя стоимость создания самого простого курса на 5 минут (SCORM или видеокурс) – около 70 000 руб. Есть вариант для снижения затрат – купить редактор электронных курсов и разрабатывать обучающие материалы самостоятельно. При этом у вас должен быть специалист, который владеет навыком разработки электронных курсов.

Компания покупает готовый контент. Сейчас на рынке существует большой выбор компаний, которые продают готовые курсы (например, КРОК и «Нетология»). Это удобный и быстрый способ получить контент на самые популярные темы. Недостаток этого варианта заключается в том, что такой контент является очень стандартизированным. Обычно подрядчики не берутся вносить индивидуальные правки заказчика в уже готовые курсы. А если услуга по доработке готовых курсов под запрос есть в списке подрядчика, то скорее всего это потребует дополнительных весомых вложений.

Самая главная ошибка – покупать стандартные курсы, чтобы быстрее заполнить и запустить LMS. Чаще всего такой контент не решает поставленных перед ним задач, и деньги тратятся впустую.

Чтобы избежать этих проблем, нужно чётко понимать задачи обучения и проанализировать предлагаемые курсы. Если вариант с покупкой готовых курсов вам подходит – поздравляем, вам очень повезло!

3. Создание контента

Если вы запускаете СДО, то с большой вероятностью у вас уже есть база материалов для обучения персонала.

Для начала соберите все материалы, что у вас есть. Курсы, аудиторные тренинги, методички, брифы, купленные онлайн книги – это всё можно использовать, но есть важный момент.

Аудиторные, офлайн-тренинги нельзя просто взять и перевести в электронный курс. Тренер не прописывает всё в презентации: что-то он держит в голове. Если эту презентацию положить в онлайн-курс без тренера, без каких-либо пояснений и дополнений, то учащийся может не полностью понять материал.

Структуру и подачу офлайн-тренинга нужно переработать, чтобы он стал онлайн-тренингом. Но можно обойтись минимальными усилиями: попросить тренера рассказать материал по презентации, записать его выступление на видео, добавить поясняющую графику и интерактив, тестирование и получится готовый видеокурс с ведущим.

Создание контента своими силами

Давайте более подробно рассмотрим вариант самостоятельной разработки контента внутри компании.

Для начала важно решить, кто в вашей компании будет заниматься контентом. Создание материалов требует времени, поэтому нужно предусмотреть или освободить человеческие ресурсы. Также необходимо выделить бюджет на зарплату специалиста-разработчика контента. Если такой сотрудник уже есть, нужно учитывать, что теперь ему придётся отвлекаться от основных задач – это также потребует дополнительных ресурсов.

Ещё для создания видео и аудио контента нужна минимальная аппаратура, о которой я расскажу ниже. Советую просчитать все затраты заранее перед запуском СДО, это привнесёт ясность в понимание планов работы и развития системы.

Создание видеоконтента. Лайфхаки от Эквио

В принципе, создавать контент не так сложно. Мы живем в мире YouTube, Facebook, Instagram и TikTok: картинка с телефона может восприниматься как норма и желаемый результат. Снимайте видео вплоть до формата сториз – хорошо работает, особенно для более молодого поколения. На примере видеоблогеров видим, что они покупают себе базовое оборудование и имеют миллионные аудитории. Что следует купить из минимального набора аппаратуры для съёмок:

1. Микрофон (петличка)
   В пределах 2 000 руб можно купить вполне годный микрофон, который подключается к мобильному телефону. Снимать видео можно на любой смартфон.
2. Штатив
   Около 1 000 руб. Он позволит устанавливать телефон в нужное место и сделает процесс съёмки более удобным.
3. Минимальный свет
   Специальная лампа для съёмок – 2 500 — 3 000 руб. Хороший свет поможет сделать картинку видео более удачной: уберёт лишние тени и подсветит ведущего или предмет съёмки. Как правильно поставить свет, вы можете узнать из многочисленных статей и обзоров в сети интернет. Остаётся найти подходящий фон и снимать в тишине – подойдёт, например, переговорная комната. Если у вас нет возможности снимать в офисе, можно обратиться в студию или коворкинг.
4. Зелёный фон
   Необязательный, но полезный элемент для съёмок. Стоит 1 500 — 5 000 руб. Фоны бывают тканевые или бумажные. Благодаря этому приобретению вы сможете отредактировать видео и легко положить на зелёный фон любое изображение, в том числе с вашим логотипом.

Контент, который создаётся внутри компании, хорош тем, что это:

• бюджетно,
• повышает вовлечение обучающихся, так как в курсах и обзорах могут появляться их коллеги, знакомые лица,
• позволяет приглашать разных экспертов из числа сотрудников компании. Этих людей знают и, как правило, воспринимают хорошо и с доверием.

Давайте на примере одного из наших заказчиков, компании LafargeHolcim, рассмотрим реальный кейс создания контента внутри компании без привлечения дополнительных сил.

Ильдар Ямалов, руководитель отдела транспортной безопасности LafargeHolcim, самостоятельно начал снимать специальные видеообзоры, курсы. Для этого компания приобрела недорогую аппаратуру, зелёный фон. Результат превзошёл ожидания: отснятые видеокурсы были восприняты сотрудниками на ура.

Для звонков в Zoom он также включает специальный белый фон с логотипом Lafarge, и это смотрится прекрасно.

Работа в СДО. Контент. Поддержка и экспертиза Эквио

Эквио помогает и с созданием контента:

• выступает подрядчиком для разработки контента;
• перерабатывает имеющийся у компании контент. Например, переводит офлайн-тренинг в онлайн: электронный или видеокурс;
• проводит аудит или консультацию, делится своими знаниями в создании контента. Например, может посоветовать, что делать с контентом и как его лучше загрузить. Это базовая услуга, поддержка администраторов платформы входит в стоимость контракта.

Мы как эксперты платформы помогаем более эффективно выстроить структуру готового или планируемого контента, рассказываем, какой функционал лучше использовать при решении той или иной задачи. Если нужна методология, разработка или переработка курса, это уже дополнительная платная услуга.

4. Управление СДО. Распределение ролей

Что ещё важно определить после того, как цели поставлены и план намечен? Какие роли по управлению СДО нужны, и кто из сотрудников будет эти роли исполнять. Есть два пути:

Идеальный, но не часто встречающийся (к нему следует стремиться).Есть несколько сотрудников, каждый занимается своим направлением. В идеале нужно минимум три специалиста (не обязательно на полную загрузку, сотрудник вполне может совмещать несколько проектов или задач):

• Руководитель проекта СДО: формирует концепцию, разрабатывает и реализует стратегию развития системы, продумывает логику (что, где и как размещено), поддерживает постоянную коммуникацию с сотрудниками и пр. Это менеджерская, управленческая и иногда методологическая работа.
• Администратор СДО: загружает контент, настраивает систему, анализирует статистику и обратную связь, готовит регулярную отчётность. Работает в тесной связке с руководителем проекта.
• Методолог, разработчик контента: создаёт сценарий, прописывает брифы и задания, разрабатывает курсы. У него могут быть разные ресурсы: дизайнер, разработчик электронных курсов, верстальщик, методолог.

Бывает и такое, что руководитель отдела обучения инициировал приобретение СДО, потому что нужно выполнять KPI. Он вникает в работу платформы, но сам не занимается её управлением. В этом случае роль по управлению СДО чаще всего ложится на администратора, но последнее слово за руководителем.

Минимальный
Зачастую есть один человек – специалист отдела обучения, который управляет платформой, совместно с коллегами выстраивает стратегию. Он же администрирует систему, разрабатывает и загружает контент. Для небольшого количества сотрудников в компании (до 1000) и при разумном планировании с точки зрения создания или покупки контента – это вполне реальный объём работы для одного человека, но нужно по-максимуму освободить его рабочее время от других задач в первые несколько месяцев после запуска.

Структура СДО. Искусство маленьких шагов

После покупки СДО наступает процесс проработки детальной структуры платформы (учитывая, что верхнеуровневый план уже готов: какие разделы будут, куда и что нужно загрузить). Всегда придерживайтесь постепенного, пошагового подхода: смотрим структуру, оцениваем и соотносим с целями, перерабатываем и загружаем, что уже есть, уточняем, какой контент ещё нужен, при необходимости докупаем или разрабатываем. На каждом этапе задавайте вопрос: «Как это помогает нам решить задачи и приблизиться к целям, которые мы ставили для СДО?»

Не включайте все модули сразу – лучше выделите ключевые, проработайте и запустите их, потом переходите к следующей функции. Можно довести до идеального состояния все модули и включить всё разом, но лучше запускать систему поэтапно. Включите сначала то, что уже готово, позвольте сотрудникам привыкнуть к новому формату. Это позволит увидеть места, которые нужно доработать, и даже скорректировать первоначальный план.

Если платформа какое-то время работает без изменений, у пользователей пропадает ощущение новизны. Новый контент или функционал могут освежить это чувство, так что припасите «на десерт» новые разделы, курсы и фишки СДО.

5. Тестирование СДО. До или после заключения контракта?

Подготовительный этап завершён: цели поставлены, бюджет посчитан, ресурсы заложены, скелет и мышечную массу платформы нарастили. Чтобы платформа «пошла», её надо протестировать уже «по живому». Мы рекомендуем проводить пробный запуск на лояльной фокус-группе, это позволит собрать реальную обратную связь о системе, и при этом не даст получить массовый негатив в случае ошибок и проблем. Лучше всего выбрать участников, в чьих интересах будет использование платформы в дальнейшем. Например, сотрудники отдельного региона или города, которые в будущем станут полноценными пользователями СДО. Для этого нужно:

• создать правила запуска и проведения пилота,
• подготовить группу (объяснить организационные моменты, правила, что ждут от фокус-группы),
• дать возможность пройти несколько курсов разного формата, посмотреть весь функционал платформы и собрать обратную связь с помощью опроса: что нравится, а что не очень,
• удобно или нет, что было полезно, что вызвало затруднение, что можно улучшить и т.д.

В Эквио есть возможность до основного запуска провести пилот, приобрести его как отдельную услугу. Это позволит трезво оценить реальную картину эффективности платформы в компании.

Внутренний PR СДО. Коммуникация и мотивация

Психика большинства людей сопротивляется изменениям, а особенно тем, которые их не очень интересуют. Так и запуск новой СДО является неким стрессом для сотрудников в компании. Есть те, кто любит новое, а есть другие, кто скажет, что опять какую-то ерунду придумали, заставляют нас чем-то дополнительным заниматься. Чтобы помочь им пережить это новшество более комфортно и вызвать интерес к новой системе, следует продумать коммуникационную стратегию и провести PR-кампанию для пользователей. Есть два пути заинтересовать и замотивировать сотрудников:

Мотивация: хочу, интересно
Сотруднику должно быть комфортно пользоваться СДО: удобный и дружелюбный интерфейс, красивый дизайн в стиле компании, современный подход в управлении платформой. Нужна внутренняя реклама: новости, анонсы, плакаты, трейлеры курсов, видеоприветствия. Всё это должно вызывать интерес и желание возвращаться на платформу снова и снова. Вовлекайте сотрудников в создание контента: предложите записать лучшие практики, соберите обратную связь. Важно, чтобы пользователи видели, что их комментарии были учтены в работе платформы. Так сотрудники будут чувствовать сопричастность, а это вовлекает и располагает. Людям приятно видеть свою влиятельность. Устраивайте конкурсы, давайте поощрения в виде рейтингов и наград, подарков, сертификатов. Обеспечьте командную работу, чтобы каждый чувствовал ответственность перед коллегами.

В Эквио совмещены лучшие практики мировых платформ и приложений, поэтому новые пользователи очень быстро обретают уверенность и с удовольствием пользуются системой.

Мотивация: надо
Есть два способа достижения этой мотивации:

• Приказ сверху. Нужно начать с руководителей конечных пользователей, так как именно они являются ключевыми носителями информации для своих подчинённых. Важно, чтобы руководители приняли это новшество и поверили в систему, иначе они сами будут нести негатив и недоверие в массы. Руководство должно передавать вниз сообщение о том, что новая платформа – это нужно, полезно, интересно. Один из рабочих способов – поставить цель руководителям поддерживать обученность сотрудников с привязкой к KPI.
• Формирование потребности. Сделайте так, чтобы сотруднику пришлось заходить в СДО. На платформе можно размещать важную для работы информацию, которой больше нигде нет. Например, бриф о новом продукте появляется в СДО и не дублируется на почту или другие каналы связи. Потребуется только уведомление, что важная информация опубликована в системе и её нужно прочитать. Сотрудник будет вынужден посещать систему и постепенно привыкнет к ней, как к полезном инструменту для изучения новой информации.

Кейс нашего заказчика Sisley

Продавцам магазинов клиенты дают обратную связь, часто это благодарность. Например, покупательница принесла в подарок продавцу картину, которую сама нарисовала. Узнав об этом, компания сделала доску почёта в платформе Эквио: сотрудники выкладывают фотографии, тексты отзывов от клиентов. Таким образом, лучшие продавцы дополнительно получают общее признание в компании через платформу, а остальные узнают о результатах коллег и стремятся к новым достижениям.

Лайфхак от нашего заказчика Тигрус

Иногда бывает, что и «хочу», и «надо» не работают, и остаются те, кто не хотят заходить в платформу. Руководитель направления обучения ресторанного холдинга Тигрус Анна Барабаш придумала очень находчивый способ привлечения внимания таких сотрудников: попросила у них помощи в поиске ошибок в материалах и на платформе – и это сработало. Всё в ваших руках, проявляйте креатив и люди потянутся!

6. Анализ результатов работы СДО. Оценка и корректировка плана

После того, как прошёл пилот, и сотрудники уже какое-то время пользуются системой, важно повторно провести опрос. Очень полезно сделать частью практики регулярный сбор обратной связи сотрудников о платформе. Это позволит понимать, в верном ли направлении летит ваш «космический корабль». У компании и сотрудников мнения о платформе могут различаться, но, так как корпоративное обучение используется для сотрудников, стоит прислушиваться к их пожеланиям.

Также важно проводить анализ показателей в работе: как было до и стало после обучения (вспомните про поставленные перед запуском SMART-цели). Постарайтесь собрать хоть какие-то отчёты по результатам обученности до внедрения СДО. Можно перед запуском системы провести срез знаний, аттестацию. После запуска, когда все сотрудники пройдут обучение, снова проверьте знания. Сравните результаты ДО и ПОСЛЕ. Если улучшений нет – это повод задуматься и принять меры по корректировке работы СДО: стоит проанализировать цели и подход в обучении, контент. Вообще полезно создать график сверок поставленных целей и результатов работы СДО, это будет помогать держать контроль в работе с системой и ставить перед собой новые высокие цели.

P.S. Для тех, кто в деле

Если именно вас сделали ответственным за управление процессом внедрения системы дистанционного обучения, не стоит печалиться. Вам невероятно повезло! Это отличный способ вырасти и открыть для себя новые перспективы. Сейчас на рынке труда актуально быть не просто профессионалом в своей области, а гибким, разносторонне развитым специалистом. Участие в запуске и поддержке LMS даёт невероятный опыт и «прокачивает» разные навыки: управление, администрирование (технический скилл), создание контента (творческий скилл), умение вести переговоры (скилл в коммуникациях). Работа с LMS требует постоянного развития и роста, этим она полезна всем, кто не стоит на месте. Удачи и новых высот!

Автор:

Татьяна Горбунова — эксперт в сфере дистанционного обучения, управляющий проектами в компании Эквио