Интеграция Эквио с клиентскими сервисами

В большинстве компаний уже есть системы, с которыми работает HR. Это может быть кадровая система, CRM, ATS (сокращение от англ. Applicant tracking system — система управления кандидатами), а также собственная система для отслеживания KPI или корпоративная база знаний. Эквио позволяет настраивать обмен данными с внешними сервисами, формировать взаимосвязи и предоставлять отчёты. Это помогает автоматизировать большое количество рутинной ручной работы и максимально использовать имеющиеся у компании инструменты. Рассказываем, с какими клиентскими сервисами можно интегрировать платформу Эквио.

Три варианта интеграции

Для начала разберёмся, как может происходить интеграция. Технические специалисты Эквио предлагают три варианта взаимодействия — на выбор клиента:

• с помощью инженеров Эквио,
• с помощью специалистов клиента,
• в результате совместной работы.

Первый вариант означает, что клиенту не потребуется ничего делать самостоятельно. Достаточно выбрать, какие сервисы должны быть интегрированы, предоставить документацию и доступ к ним, и специалисты Эквио сделают всё своими силами.

Если заказчик хочет выполнить интеграцию своими силами, Эквио предоставляет интеграционное API и всю необходимую документацию по использованию методов интеграционного API.

Совместная работа выглядит так. Заказчик разрабатывает логику, которая регулярно (например, 1 раз в сутки) выгружает данные, которые нужно интегрировать в Эквио. Чаще всего данные выкладываются на SFTP-сервер в CSV-формате. Специалисты Эквио разрабатывают интеграционный адаптер. Далее адаптер регулярно забирает данные с SFTP-сервера и загружает их на платформу Эквио.

Часто при реализации интеграции между кадровыми системами и Эквио необходимо пересылать персональные данные сотрудников. К ним относятся не только ФИ, но и паспортные данные, ИНН, сведения о заработной плате. При этом платформа Эквио может быть развёрнута в общем или частном облаке, а клиентские учётные системы — в контуре компании, что предполагает передачу данных через сеть Интернет. В этом случае важно организовать безопасный процесс передачи персональных данных через интернет. Эквио может развернуть сертифицированный ФСБ туннель (VPN) между облаком и контуром клиента, по которому можно пересылать персональные данные без риска их утечки.

Кейс 1: Импорт пользователей из кадровых систем и CRM

Что это: перенос данных сотрудников и партнёров на платформу Эквио.

Зачем нужно: экономит рабочее время администратора за счёт автоматизации управления пользователями.

После внедрения Эквио на платформу нужно добавить учётные записи сотрудников, которые будут участвовать в обучении, тестировании и программах мотивации. Для этого нужно отфильтровать имеющиеся записи кадрового учёта по заданным критериям. Например, компания может выбрать для обучения из всей команды только специалистов отдела продаж и новичков. Можно ввести все данные сотрудников силами администратора с использованием административной панели Эквио вручную или с использованием заполненного файла шаблона в формате XLS. Но тогда администратору придётся выделять время на эту рутинную задачу. Кроме того, список пользователей нужно будет регулярно проверять вручную, чтобы добавлять в него новых сотрудников, вносить изменения по тем, кто перешёл в другое подразделение или на другую должность, блокировать учётные записи уволившихся. Если этого не делать, компания будет тратить деньги на лицензии, которые ей не нужны.

Намного проще взять данные о сотрудниках оттуда, куда они уже заведены и регулярно обновляются (например, из кадровой системы), автоматически фильтровать их и добавлять в Эквио. Для этого нужна интеграция Эквио с сервисами заказчика. Специалисту со стороны клиента останется только проанализировать результаты импорта и, при необходимости, внести правки. Обновления происходят раз в сутки (или чаще, если в этом есть необходимость). Благодаря этому на платформе будут отображаться любые кадровые изменения, переходы между должностями и подразделениями и т.д.

После импорта пользователей из системы первичного учёта в Эквио можно выполнить автоматическую рассылку приглашений с указанием логина и пароля.

Кейс 2: Экспорт статистики из Эквио

Что это: формирование отчётов из данных, собранных на платформе Эквио.

Зачем нужно: для создания сводных отчётов руководителям внутри компании и внешним контролирующим лицам.

В процессе обучения и тестирования сотрудников на платформе Эквио накапливается подробная статистика по результатам обучения по каждому человеку, отделу и департаменту. Эти данные можно объединить с другими цифрами, которые есть у клиента, чтобы найти новые закономерности и взаимосвязи.

Например, можно дополнить данные из Эквио статистикой из CRM или ERP, чтобы сформировать сводный отчёт. Благодаря этому руководитель компании может сопоставлять эффективность обучения с эффективностью базовых видов деятельности компании. Например, можно узнать, влияет ли обученность специалистов по продажам на уровень продаж, или повышает ли обучение качество производства или безопасность труда.

Экспорт статистики из Эквио и возможность интеграции с другими системами позволяет кастомизировать отчёты и получать точные аналитические данные для дальнейшей работы.

Кейс 3: Импорт значений KPI в Эквио

Что это: добавление значений KPI из внешних систем.

Зачем нужно: связать достижение KPI с результатами обучения.

Самый наглядный способ оценить эффективность обучения — привязать его к показателям KPI. Благодаря этому можно узнать: увеличивается ли эффективность сотрудников после прохождения курсов, и связано ли успешное прохождение тестов с высокими показателями результатов работы.

Расскажем, как выполняется интеграция. Администратор клиента с использованием административной панели Эквио создаёт набор KPI, указывает единицы их измерения, назначает их сотрудникам. Затем технический специалист со стороны клиента, или разработчик Эквио, или совместными усилиями настраивают импорт в Эквио значений KPI для пользователей в данный промежуток времени из учётных систем (CRM, ERP и др.). В итоге пользователь в Эквио видит свои значения KPI.

Администратор также может настроить платформу так, чтобы некоторые виды KPI пересчитывались в баллы для формирования пользовательского рейтинга.

Кейс 4: Проверка заданий

Что это: форма обратной связи, которую сотрудники заполняют на платформе Эквио.

Зачем нужно: собирать заявки пользователей и бизнес-показатели.

На платформе Эквио есть модуль «Задания». С использованием функционала Заданий пользователи могут добавлять текстовые ответы, прикреплять файлы. Также имеется возможность отслеживания геометки при отправке задания. При помощи интеграции модуль «Задания» можно использовать для решения различных бизнес-задач.

Например, с использованием модуля Задания сотрудники могут оставлять заявки на получение справок, выписок, отчётов из внешней системы. Для этого пользователь заполняет и отправляет заявку, которая попадает во внешнюю систему, где её может обработать другой пользователь — сотрудник HR-отдела. После получения заявки сотрудник HR-отдела проверяет информацию, например, смотрит в базе оставшиеся дни отпуска, и принимает или отклоняет заявку.

Другой вариант использования блока Задания — сбор анкет для формирования доступа к программе мотивации. Сотрудник заполняет анкету в Задании в приложении Эквио, после чего результаты выполнения попадают во внешнюю систему. После согласования анкеты пользователь переключается в группу, которая имеет право на получение бонусов.

Передача данных из модуля Задания происходит благодаря специальному адаптеру — оркестратору, который разрабатывается силами Эквио или силами клиента. Адаптер берёт задание из Эквио, передаёт его во внешний сервис на проверку, получает результаты его выполнения, проверяет бизнес-логику и на основе этой логики обращается к интеграционному API других модулей. Такая схема позволяет строить сложные цепочки длиной в несколько ходов.

В этом ролике мы собрали самые частые кейсы использования модуля «Задания»:

Кейс 5: Импорт материалов в базу знаний

Что это: все документы, шаблоны и обучающие материалы будут храниться в едином месте.

Зачем нужно: сотрудники и партнёры всегда могут найти нужный документ.

Единая база знаний позволяет собрать вместе все документы, централизованно следить за актуальностью версий и управлять доступами. В Эквио можно не только создать такую базу с практически неограниченным пространством для хранения, но и настроить импорт материалов из других источников. Например, можно автоматически импортировать в базу знаний графики работы и отпусков, расчётные и больничные листы сотрудников.

Также есть возможность предоставлять или закрывать доступ к файлам пользователям Эквио. Администратор самостоятельно назначает, кто и какие документы будет видеть в системе. Это удобно, так как вместо того, чтобы пересылать документы, достаточно предоставить доступ. Если какой-то файл устареет, его можно быстро заменить на новый. При этом у сотрудников и партнёров не хранятся многочисленные версии обновлений документа. Это помогает избежать путаницы и навести порядок в файлах.

Импорт документов в материалы Базы знаний Эквио из внешней системы, а также управление доступом к материалам Базы знаний можно реализовать с использованием интеграционных механизмов.

Кейс 6: Кастомные сертификаты и отчёты

Что это: свидетельства и сертификаты об обучении для проверяющих органов.

Зачем нужно: для соблюдения требований законодательства.

По закону некоторые компании обязаны регулярно обучать сотрудников определённых категорий, например, по вопросам промышленной безопасности и охраны труда на производстве. Также сертификаты о прохождении обучения могут запрашивать клиенты, партнёры или внутренние службы самой организации. Законодательство позволяет проводить обучение и проверку знаний сотрудников в онлайн. Однако в этом случае встаёт вопрос, где получить подтверждение о прохождении курсов.

В Эквио администратор может создать набор особых категорий программ обучения, а также назначить эти программы обучения отдельным пользователям. Есть возможность разработки интеграционного адаптера, который будет формировать свидетельства об окончании обучения по программам этих особых категорий. Данные о статистике обучения собираются адаптером при помощи интеграционного API. Для каждой категории программ обучения заранее формируются готовые шаблоны сертификатов. В них адаптер подставляет ФИО сотрудника, его должность, подразделение, название программы обучения и дату, когда сотрудник завершил обучение. Далее адаптер формирует файл с индивидуальным сертификатом и отправляет его в специальную папку на SFTP-сервере клиента. Данные в этой папке обновляются ежедневно. В результате у руководителя есть сертификаты всех сотрудников, которые завершили обучение по нужным программам. Можно в любой момент предоставить эти документы контролирующим органам.

Иногда сертификата недостаточно, и компании нужны специфические формы или отчёты. В этом случае специалисты Эквио или внутренние службы компании могут разработать механизм формирования кастомизированных отчётов при помощи интеграционной логики. Также интеграционный адаптер может выгружать статистику по обучению в облачные сервисы. Далее компания самостоятельно добавляет нужные ей формулы, использующие данные этой статистики, и формирует собственные уникальные отчёты о прохождении обучения.

Кейс 7: Проектная разработка

Что это: персонализированные программы обучения и индивидуальный план развития сотрудников.

Зачем нужно: для организации непрерывного процесса обучения сотрудников.

Поскольку успешное обучение сотрудников — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, компании нужна программа развития сотрудников. Специалисты Эквио могут разработать дополнительное приложение с веб-интерфейсом, которое будет управлять доступностью учебного контента (программ обучения, мероприятий) для пользователей.

В этом приложении формируется список всех программ обучения с компетенциями, знаниями и умениями, список мероприятий, а также список сотрудников, которым может быть назначен этот образовательный контент. Руководитель или администратор могут назначать сотрудникам нужные программы обучения и мероприятия, а также контролировать процесс своевременного прохождения курсов и выполнения заданий. На основе этих данных формируются отчёты для руководителя. Это упрощает процесс бюджетирования и согласования обучения.

Также можно разработать модуль обязательного обучения, с помощью которого контролировать прохождение программ обучения и получение сертификатов по обязательным программам.