Как автоматизировать управление персоналом?

Только 15% компаний полностью автоматизировали работу HR-отделов — такие результаты опроса получила компания SAP CIS. Ещё 57% опрошенных автоматизировали управление персоналом частично и 28% — не автоматизировали совсем.

По мнению специалистов автоматизация персонала нужна компаниям со штатом от 1000 человек. Однако пандемия показала, что автоматизировать HR-процессы полезно для компании любого размера, так как позволяет управлять штатом как из офиса, так и удалённо. Автоматизация упрощает поиск и найм сотрудников, расчёт заработной платы, обучение, оценку результатов подчинённых и т.д. Расскажем, как автоматизировать управление персоналом в компании с любым штатом сотрудников.

Внедрение автоматизированной системы управления

Чтобы выбрать платформу для автоматизации управления персоналом, нужно определиться, какие HR-задачи нужно передать роботам. Если компании нужны уникальные функции, проще заказать индивидуальное проектирование автоматизированных систем управления. Но для экономии времени часто удобнее воспользоваться уже имеющейся платформой, настроить её или доработать функционал под себя.

Для начала нужно выбрать, какие задачи будут приоритетными на первом этапе, а какие можно отложить. Например, для компании с большой текучкой кадров актуальна автоматизация онбординга персонала, а для тех, кто выходит на новые рынки, важно настроить обучение сотрудников. Исходя из этого формируются требования к функционалу платформы.

После этого останется изучить предложения по автоматизации и выбрать платформу, которая максимально подойдёт по своим возможностям, техническим характеристикам и цене. На этом этапе нужно рассчитать, сколько времени и средств потребуется на внедрение и дальнейшую поддержку платформы.

Разработку автоматизированной системы управления лучше поручить профессионалам с опытом в этой узкой сфере. Важно, чтобы внешние разработчики поддерживали постоянный контакт с вашими штатными специалистами. В этом случае можно гарантировать, что новая платформа будет совместима с уже имеющимися программными продуктами компании.

Возможности современной системы управления персоналом

Давайте посмотрим, что умеет современная платформа для автоматизации работы персонала. На самом деле, список получается приличный:

• Разработка кадровой стратегии компании, которая включает анализ текущей ситуации, планирование и прогноз на основе точных данных.
• Автоматизация подбора персонала. Специальные платформы помогают предварительно тестировать и оценивать соискателей. Это избавляет HR-специалиста от потока работы, которая не требует больших знаний и опыта.
• Автоматизация учёта персонала. Работа отдела по работе с персоналом состоит из большого количества рутины. Любое движение сотрудников от первого дня на работе до повышения, перевода внутри компании или увольнения, требует учёта. Чтобы разгрузить эйчаров, можно автоматизировать не только эти процессы, но и составление и хранение личных дел, выдачу справок и приём заявлений.
• Учёт рабочего времени. Можно смотреть не только время прихода и ухода на/с работы, но и сколько времени каждый сотрудник тратит на участие в разных проектах. Это с одной стороны помогает ставить более реалистичные сроки, а с другой — принимать решения о поощрениях и штрафах для работников.
• Автоматизация адаптации персонала. Онбординг и адаптация новичков отнимает много ресурсов не только у HR-специалистов, но и у непосредственных руководителей. Задача — настроить все процессы так, чтобы опытным сотрудникам не пришлось отвечать на одни и те же вопросы, а у новых работников сложилось хорошее впечатление о компании. Хорошее решение — доверить всё программе, которая подготовит виртуальное рабочее место, даст информацию о компании и предоставит нужные уровни доступа.
• Контроль выполнения работниками своих обязанностей и автоматизация оценки персонала. Современные программы позволяют регулярно проверять уровень квалификации работников и предоставляют детальные отчёты. При этом здесь полностью исключён человеческий фактор, оценка получается объективной.
• Настройка системы оплаты работы сотрудников, которая включает расчёт и выплату премий и компенсаций. Всё максимально прозрачно и не требует участия HR-специалистов.
• Автоматизация обучения персонала. После оценки уровня знаний с помощью электронных тестов программа определяет, какие курсы нужно пройти каждому сотруднику. При этом система сама предоставит нужный доступ и напомнит о начале занятий. Руководитель получит подробный отчёт, какие курсы прошёл сотрудник, сколько времени потратил и с какой попытки прошёл тесты.
• Контроль за уровнем социальной активности внутри компании. С помощью специальной программы можно учитывать, какие мероприятия посещают сотрудники. Например, ходят ли они на корпоративную йогу по утрам и на курсы английского в обеденный перерыв. Это помогает сформировать правильный соцпакет для сотрудников.
• Увольнение сотрудников. HR-специалисту нужно сообщить об изменениях команде, закрыть уходящему работнику доступ к корпоративным ресурсам, выдать все необходимые бумаги, собрать обратную связь. Автоматизация упрощает этот процесс и позволяет сделать его юридически безопасным.

HR-платформы помогают существенно разгрузить эйчар-специалистов. Так, автоматизация поиска персонала обеспечивает непрерывный поток линейных сотрудников компаниям с большой текучкой. А автоматическое тестирование исключает возможность ошибки и влияние человеческого фактора. Руководитель может принимать решения на основе данных, что делает эти решения более эффективными.

Преимущества использования автоматической системы управления персоналом

Основные преимущества использования программы для автоматизации управления персоналом можно описать тремя словами «быстрее, меньше, эффективнее». Быстрее обучать новичков и сотрудников-старожилов, меньше ошибок совершать при составлении отчётов и эффективнее работать с персоналом.

• Давайте разберём плюсы автоматизации подробнее.
• Самое очевидное преимущество — автоматизация рутины. Руководители и специалисты не должны тратить своё время на решение задач, с которыми справится компьютерная программа.
• Новые сотрудники перестают быть головной болью для руководителей. Процесс адаптации полностью отлажен и включает в себя всё необходимое. Руководитель не забудет выдать новичку всё необходимое для работы или рассказать, где находится кухня и к кому подойти по поводу отпуска.
• Уровень компетенции и качество работы сотрудников оценивает не человек, а специальная платформа. Решения принимаются на основе точных данных, без влияния эмоций, что позволяет получить объективную картину и принимать более взвешенные управленческие решения.
• Компании не нужно регулярно тратить время и средства на развитие сотрудников. Корпоративная база знаний и онлайн-курсы позволяют обучить любое количество персонала в любое время.
• Меньше участия человека в процессе анализа и планирования, заполнения и выдачи документов — меньше ошибок.
• Все отчёты, приказы, информация о премиях и результатах работы хранятся в одном месте. Руководитель может в любой момент посмотреть их со своего телефона.

Примеры внедрения автоматизированных систем управления персоналом

Как мы уже писали, больше половины опрошенных компаний автоматизировали хотя бы часть HR-процессов. Разберём удачные примеры такой автоматизации.

Академия Sisley

Sisley создала Академию для обучения собственных и сторонних продавцов на базе платформы «Эквио». Перед компанией стояла задача не только научить работать со своей продукцией, но и своевременно информировать сотрудников в разных городах о корпоративных событиях. Также руководство Sisley хотело объединить все направления работы компании в единый образовательно-информационный портал в мобильном телефоне.

Благодаря внедрению «Эквио» все отделы компании получили возможность оперативно доносить важную информацию до продавцов. Отдел HR получил новый инструмент для повышения мотивации и поощрения лучших работников. В результате продажи косметики Sisley выросли даже в тех магазинах, где нет штатных консультантов.

Kelly Services

Компании требовался инструмент для дистанционной работы с сотрудниками. Кроме этого нужно было ввести общие стандарты обучения новичков и свести к минимуму выполнение рутинных задач. Нужно было заменить очные тренинги для административных сотрудников на более гибкую и эффективную систему.

После внедрения платформы «Эквио» Kelly Services увеличила охват сотрудников обучающими курсами на 50% и сократила время обучения новичков с 5,5 дней до 2-3 часов.

Современные решения для автоматизации управления сотрудниками могут если не заменить HR-отдел, то хотя бы взять на себя большую часть задач. При этом всё будет выполняться быстрее, эффективнее и с меньшими затратами.

Автор:

Ольга Стрижко — руководитель В2В маркетинга в компании Эквио