Что такое Матрица Эйзенхауэра

Матрицу, которая помогает сортировать задачи по степени их важности и срочности, описал немецкий эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Однако популярность она получила под именем президента США Дуайта Эйзенхауэра. По одной из неподтверждённых версий именно он начал первым применять матрицу приоритетов Эйзенхауэра. Настоящую популярность этой технике принёс Стивен Кови, который описал её в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». С тех пор множество людей по всему миру планируют свой день так, чтобы выделить время на важные задачи и не тратить его на ненужные дела. В этой статье мы расскажем, как и с помощью каких инструментов составить матрицу приоритетов.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Для начала дадим матрице Эйзенхауэра определение, которое раскроет суть этой техники тайм-менеджмента. Метод Эйзенхауэра или матрица срочно/важно — это способ приоритезировать задачи для управления рабочим или личным временем. Секрет популярности этого метода в том, что у многих возникают сложности с определением правильной последовательности выполнения задач. Учёные выяснили, что люди склонны в первую очередь делать более срочные дела, даже в ущерб более важным. При этом, после обдумывания своих действий, те же люди поставили на первое место важные дела.

Неправильная приоритизация даёт результат, который описан в принципе Парето, когда 80% усилий приносят 20% результата. Таблица срочно/важно помогает правильно расставить приоритеты.

В матрице Эйзенхауэра есть категории срочно, важно, не срочно и не важно. Чаще всего она выглядит как таблица из четырёх блоков, в которые помещают дела из заранее составленного списка. Заглянув в неё, можно понять, что нужно сделать как можно быстрее, а что делегировать.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра

Такой способ распределения дел продолжает оставаться одним из самых популярных благодаря удобству, простоте и эффективности. Цель матрицы Эйзенхауэра — это приоритезация таким образом, чтобы успевать выполнять все важные задачи и не тратить время и силы на неважные.

Перечислим основные плюсы этого способа планировать время.

Матрицу очень просто применять. Для этого не нужно проходить обучение, держать в голове сложные алгоритмы или выполнять большое количество действий. Даже тот, кто мало знаком с принципами тайм-менеджмента, может легко заполнить таблицу, разделив дела по категориям срочно/важно.
Техника управления временем подходит и для организации рабочих дел, и для обучения, и для планирования бытовых дел.
Матрица Эйзенхауэра позволяет планировать задачи на любой период времени, от одного дня до одного месяца или года.
Заполнение таблицы не займёт много времени. Если у вас есть список дел, сортировать их по квадратам матрицы можно за несколько минут.
Тот, кто пользуется этой методикой, успевает выполнить больше важных дел и сокращает количество неважных дел. Благодаря этому человек получает лучший результат, затрачивая на работу меньше времени.

Критерии составления Матрицы Эйзенхауэра

В таблице по методу Матрицы Эйзенхауэра есть 4 квадранта с двумя критериями: важности и срочность. На основе этого формируются четыре группы дел:

важные и срочные,
важные, но несрочные,
срочные, но неважные,
неважные и несрочные

Как правильно распределить задачи по Матрице Эйзенхауэра? Есть несколько принципов, которые помогут расставить приоритеты.

Каждый раз, когда у вас появляется новая пункт в списке, оценивайте его важность и срочность. Оцените, можно ли передвинуть часть дел или полностью отказаться от их выполнения.
Выбирайте из списка дел наиболее важные, те, которые служат шагами на пути к достижению ваших основных целей. Их перечень лучше составить заранее, чтобы держать его под рукой. Он станет своеобразным фильтром, сквозь который можно будет пропускать все задачи.
Учитывайте количество ресурсов, которыми вы обладаете. Важно понимать, сколько у вас времени, можете ли вы делегировать часть своих обязанностей другим людям. Для этого составьте список тех, кому можно поручить отдельные пункты из списка.
Внесите все дела в матрицу Эйзенхауэра в соответствии с двумя критериями: важностью и срочностью. Как правило, в первую очередь записывают важные дела, а затем — срочные. Эксперты рекомендуют 60% рабочего времени отдавать под важные дела и 40% — оставлять для рутины и тех задач, которые нужно выполнить как можно быстрее. Если сильно сместить баланс в сторону важных дел, у вас не останется времени на остальные дела.

Правила использования Матрицы Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Основное правило использования метода Эйзенхауэра в планировании задач — максимально сократить количество необязательных дел, чтобы освободить время для того, что действительно важно.

Вот три шага, которые помогут грамотно распределять своё время:

Для начала составьте список дел и внесите в него все незавершённые, а так же регулярно повторяющиеся дела. Благодаря этому вы сможете правильно определить свою загруженность.
Создайте таблицу из четырёх блоков и поместите в них дела по принципу важности и срочности. Как это сделать, мы расскажем чуть ниже.
Начинайте выполнять задачи строго в соответствии с их местом в матрице. Вначале — важные дела, которые нужно сделать как можно быстрее, затем важные, но не срочные. Задачи из последних двух квадратов можно выполнить в конце дня, если останется время, делегировать их другим сотрудникам или вычеркнуть из списка дел.

Разберёмся, как правильно распределять обязанности по Методу Эйзенхауэра, чтобы тайм-менеджмент помогал планировать время и экономить ресурсы.

Квадрат А

Первый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для важных и срочных дел. Это те задачи, от своевременного выполнения которых зависит достижение поставленных целей. Например, произошла внештатная ситуация, которая влияет на работу компании. В этом случае нужно отложить все остальные пункты и как можно быстрее решить возникшую проблему. Или в организации увольняется ключевой сотрудник. Тогда в квадрат А попадёт задача по поиску нового специалиста и удержанию оставшихся членов команды.

Такие задачи сравнивают с «пожарами». Важно не только «тушить» их вовремя, но и регулярно заниматься профилактикой, чтобы как можно меньше дел попадали в список горящих. Например, в случае с увольнением ценного сотрудника, HR-менеджер должен заранее готовить кадровый резерв и обучать работников.

Также нужно следить, чтобы в квадрат А не попадали задачи, которые можно без ущерба для бизнеса добавить в другую категорию. Если относить к важным и срочным большинство пунктов из расписания, это может привести к выгоранию, а планирование потеряет всякий смысл.

Квадрат B

В этот квадрат Матрицы Эйзенхауэра добавляют важные, но несрочные дела. Про такие дела легко забыть, сосредоточившись на том, что требуется решить немедленно. Например, к этой категории относится профилактика «пожаров» из квадранта А: обучение, повышение мотивации и сертификация сотрудников, создание корпоративной базы знаний, автоматизация рабочих процессов и т.д.

Из-за того, что у задач из этого квадрата приоритетов Эйзенхауэра нет дедлайнов, их часто отодвигают на неопределённый срок. А вместо них выполняют менее важные, но более срочные дела. Использование матрицы помогает своевременно закрывать важные задачи без конкретного срока исполнения.

Квадрат С

Третий квадрат дел Эйзенхауэра предназначен для срочных, но неважных задач. Часто им ошибочно присваивают такой же высокий приоритет, как у дел из квадрата А. В результате человек может постоянно работать в режиме аврала, и при этом не достигать поставленных целей. Отсутствие результата приводит к разочарованию и снижению вовлечённости. Можно привести в пример участие в различных встречах, созвонах и совещаниях, которые назначаются на конкретное время. Или ответы на сообщения в мессенджерах, которые заставляют отрываться от рабочего процесса.

В идеале в этот квадрат задач Матрицы Эйзенхауэра нужно перенести все пункты из списка дел, которые можно делегировать. Чтобы понять, кто должен заниматься тем или иным делом, иногда полезно сравнить, во сколько обойдётся компании время руководителя, а во сколько — время линейного сотрудника, которое они потратят на решение проблемы.

Квадрат D

Последний квадрат планирования Эйзенхауэра нужно наполнять неважными и несрочными делами. Сюда можно отнести просмотр новостей, чтение рассылок, скроллинг ленты в социальных сетях или разговоры с коллегами у кофейного автомата. Как правило, люди не планируют эти дела, но при этом тратят на них время. Чтобы взять под контроль эту часть расписания, стоит выделять время на отдых в течение рабочего дня и не выходить за установленные лимиты.

Несмотря на то, что у дел в этом квадрате Матрицы Эйзенхауэра низкие приоритеты, не стоит полностью от них отказываться. Каждому человеку нужен отдых и возможность переключаться, чтобы работать продуктивно.

Где составить матрицу Эйзенхауэра?

Одно из преимуществ планирования с помощью Матрицы Эйзенхауэра в том, что вам не потребуются специальные инструменты. Например, считается, что сам Эйзенхауэр сортировал свои задачи в ежедневнике. Некоторые до сих пор используют для этих целей блокнот или офисную доску.

Если вы планируете только персональные обязанности, вам подойдёт:

ежедневник, блокнот или тетрадь, в которых вы начертите четыре квадрата. Можно использовать разные цвета, чтобы легче ориентироваться в задачах;
любой офисный редактор на компьютере или в облаке. Например, Word или Excel;
приложение для смартфона с готовыми шаблонами для планирования и напоминаниями о задача из списка «важно и срочно».

Если вы составляете список дел для командной работы, лучше перенести Матрицу Эйзенхауэра в онлайн и использовать специальные сервисы:

Trello предлагает виртуальную доску, на которой можно перемещать добавленные задачи, ранжируя их по приоритетности;
Cerebro позволяет добавлять комментарии в виде голосовых сообщений или видеороликов;
Yandex Tracker предоставляет доски для онлайн-записей и аналитику по задачам.

Чтобы освоить Матрицу Эйзенхауэра и приложения для работы с ней, специальное обучение не требуется. Однако вы можете предложить сотрудникам пройти занятия по тайм-менеджменту. Например, на платформе Эквио можно найти готовые курсы от топовых сервисов по обучению. С их помощью можно научиться эффективно распоряжаться своим временем и расставлять приоритеты.

Пример шаблона Матрицы Эйзенхауэра

В заключение приведём для Матрицы Эйзенхауэра несколько примеров успешной организации времени.

Можно начертить координатную ось, вдоль которой будут располагаться задачи по степени важности и срочности. При желании текст можно заключить не в квадраты, а в круги.

Некоторым удобно просто начертить таблицу, состоящую из четырёх ячеек без дополнительных элементов. А кому-то удобнее использовать цвет, чтобы выделить с его помощью разные категории задач.

Можно добавить линейную разметку, в которой будут размещаться дела.

Или воспользоваться расширенной версией Матрицы Эйзенхауэра, которая включает в себя дополнительные модули для делегирования или выбора важных задач.

Матрица Эйзенхауэра — удобный инструмент, с помощью которого можно сосредоточиться на главном и сэкономить время. Однако сам по себе инструмент не работает без чёткого понимания целей и дисциплины. Чтобы успешно применять этот метод, полезно изучить базовые принципы тайм-менеджмента и постановки задач.