Что такое личное дело и зачем его вести
Личное дело сотрудника — это набор документов, которые содержат основную информацию о работнике и сопровождают его на протяжении всего периода работы в компании. В неё включают документы, связанные с приёмом на работу, переводами, изменением условий труда, аттестациями, повышением квалификации и увольнением.
Личное дело помогает:
- хранить все документы в одном месте;
- быстро находить нужную информацию;
- отслеживать изменения в течение всего периода работы;
- поддерживать порядок в кадровом документообороте;
- проще готовиться к проверкам и внутренним аудитам.
Для государственных организаций ведение личных дел обязательно, а вот коммерческие компании сами решают, формировать их или нет. Однако на практике многие работодатели используют личные дела, поскольку это упрощает работу кадровой службы.
Какие документы входят в личное дело
Для государственных гражданских служащих состав личного дела сотрудника и порядок его ведения регулируются Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Для коммерческих организаций единого обязательного перечня документов нет, поэтому работодатель самостоятельно определяет, какие документы входят в личное дело сотрудника, и закрепляет этот порядок во внутренних документах.
Обычно документы в личном деле сотрудника можно разделить на несколько групп.
| Раздел | Количество | Примеры документов | Роль информации |
|---|---|---|---|
| Основные документы | Основной состав | заявление и документы при приёме на работу, трудовой договор, дополнительные соглашения, документы об образовании и квалификации | базовая информация о сотруднике, его должности и профессиональной подготовке |
| Документы по ходу работы | По мере появления | приказы о переводах, изменении условий труда, поощрениях и взысканиях | история работы сотрудника в компании |
| Документы об оценке и развитии | По мере появления | результаты аттестаций, документы о повышении квалификации, сертификаты | данные о навыках, результатах и профессиональном росте |
| Дополнительные документы | При необходимости | характеристики и другие документы, связанные с работой сотрудника | дополнительные сведения о сотруднике |
Несмотря на то что каждая компания самостоятельно определяет, что должно быть в личном деле сотрудника, не стоит хранить лишние документы.
В частности, без необходимости не стоит включать в личное дело копии паспорта, СНИЛС, военного билета и других документов с персональными данными. Это помогает снизить риск нарушений при их обработке.
Как оформить и вести личное дело
Порядок ведения личных дел сотрудников компания закрепляет во внутреннем положении. В нём указывают правила оформления документов, порядок их обновления, хранения и доступа к информации.
Оформление личного дела сотрудника обычно включает несколько этапов:
- создание папки или электронной карточки;
- присвоение регистрационного номера;
- формирование внутренней описи документов;
- размещение документов в хронологическом порядке;
- нумерацию листов (для бумажного формата);
- добавление новых документов по мере их появления;
- ограничение доступа к персональным данным.
Сегодня компании всё чаще переходят на электронное ведение личных дел. В этом случае документы и сведения о работнике хранятся в цифровой системе, где можно быстро найти нужную информацию, обновить данные и настроить права доступа для разных пользователей.
При этом важно заранее определить правила работы с электронными личными делами: кто отвечает за внесение изменений, какие сведения хранятся в системе и как обеспечивается защита персональных данных.
Ответственность за нарушения при работе с персональными данными предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ.
| Нарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для организаций |
|---|---|---|
| Обработка персональных данных с нарушением требований законодательства | 50 000–100 000 руб. | 150 000–300 000 руб. |
| Повторное нарушение при незаконной обработке персональных данных | 100 000–200 000 руб. | 300 000–500 000 руб. |
| Обработка персональных данных без обязательного согласия сотрудника | 100 000–300 000 руб. | 300 000–700 000 руб. |
| Повторное нарушение при обработке данных без обязательного согласия | 300 000–500 000 руб. | 1 000 000–1 500 000 руб. |
| Нарушение требований к защите персональных данных при хранении документов | 8 000–20 000 руб. | 50 000–100 000 руб. |
Автоматизируйте управление развитием сотрудников
Как дополнить личное дело с помощью Эквио
Кадровое личное дело содержит документы, которые отражают основные этапы работы работника: приём на работу, изменения условий труда, аттестации, обучение и другие события. Но для управления развитием персонала этих сведений недостаточно.
HR и руководителям важно понимать не только, какие документы есть у сотрудника, но и как он развивается внутри компании: какие навыки уже освоены, какие цели стоят перед специалистом, какое обучение он проходит и какие результаты показывает.
Эквио помогает дополнить личное дело информацией о его профессиональном развитии. При этом платформа не заменяет кадровый архив и системы документооборота, а решает другую задачу — помогает управлять обучением, развитием компетенций и ростом персонала.
Профиль сотрудника с историей развития
В Эквио можно создать цифровой профиль, в котором хранится информация, связанная с его развитием: навыки, цели, пройденные программы, результаты обучения, выполненные задания и другие данные.
Такой профиль помогает увидеть не только текущую должность работника, но и его профессиональный путь внутри компании: какие знания он получил, какие компетенции развивает и какие направления могут стать следующими шагами в его развитии.
Индивидуальный план развития сотрудника
Один из ключевых инструментов Эквио — индивидуальный план развития (ИПР). Он позволяет определить цели сотрудника и подобрать конкретные активности, которые помогут их достичь.
В ИПР можно включать:
- курсы на платформе;
- внешние обучающие материалы;
- практические задания;
- работу с наставником;
- другие активности для развития компетенций.
Руководитель и HR могут отслеживать выполнение плана, видеть текущий прогресс и корректировать программу развития в зависимости от результатов работы.
Обучение и проверка знаний в одной системе
Эквио позволяет сохранять историю обучения сотрудника: назначенные программы, пройденные курсы, результаты тестирования и выполненные задания.
Для оценки знаний можно использовать тесты, опросы, практические задания, фото- и видеоотчёты. Благодаря этому в системе отражается не только факт прохождения обучения, но и результат: насколько усвоен материал и какие навыки требуют дополнительного развития.
База знаний и материалы для работы
Помимо обучения по программам, в Эквио можно организовать доступ к базе знаний компании и необходимым материалам.
Это помогает сохранять важную информацию внутри организации, делать её доступной для изучения и использовать как дополнительный инструмент для адаптации и развития.
Автоматизация назначения и контроля обучения
Эквио помогает автоматизировать работу с обучением сотрудников. Программы можно назначать с учётом должности, подразделения, задач специалиста или других параметров.
Это удобно для разных HR-процессов:
- адаптации персонала;
- обязательного обучения;
- подготовки специалистов к новой роли;
- развития отдельных компетенций.
HR и руководителям не нужно вручную собирать информацию о прохождении программ: данные о статусе обучения и результатах сохраняются в системе.
Аналитика по сотрудникам и подразделениям
Данные об обучении и развитии можно анализировать на разных уровнях: отдельного человека, команды, подразделения или всей компании.
Эквио помогает оценивать активность сотрудников, результаты обучения, прогресс по программам и общую картину развития персонала. Эти данные можно использовать при планировании дальнейшего обучения и принятии решений по развитию команд.
Интеграция с кадровыми системами
Если компания уже использует системы кадрового учёта или другие корпоративные решения, Эквио можно интегрировать с ними через API.
Это позволяет объединять кадровые данные и информацию о развитии сотрудников, поддерживать актуальность сведений и сокращать объём ручной работы для HR-службы.
Эквио не заменяет классическое личное дело сотрудника с кадровыми документами. Платформа расширяет его возможности за счёт информации о навыках, обучении и развитии, помогая компании работать не только с историей сотрудника, но и с его дальнейшим ростом.
Оцените возможности Эквио под задачи вашей компании
Как организовать работу с личными делами и развитием сотрудников
Личное дело сотрудника организации и система развития персонала решают разные задачи. В кадровом деле остаются документы, связанные с трудовыми отношениями, а в Эквио можно вести данные об обучении, навыках и профессиональном развитии сотрудников.
Для актуальности информации компании важно заранее определить порядок работы.
Шаг 1: определите, какие данные нужно учитывать
Сначала компания решает, какие сведения необходимо хранить в кадровом деле, а какие — использовать для развития персонала.
Например, в Эквио можно учитывать информацию о пройденных программах, результатах тестирования, целях развития и индивидуальных планах сотрудников.
Шаг 2: настройте структуру компании и пользователей в Эквио
После определения процессов в Эквио настраивают структуру компании и добавляют пользователей. Это позволяет распределять программы обучения между нужными группами сотрудников и учитывать особенности разных категорий персонала.
Шаг 3: настройте доступ к информации
Для работы с данными важно определить, кому и какая информация доступна. Сотрудники могут видеть свои программы развития, руководители — отслеживать прогресс команды, а HR — управлять процессами обучения и анализировать результаты.
Шаг 4: перенесите обучение и развитие в единую систему
В Эквио можно организовать обучение, назначать программы, проводить проверку знаний и отслеживать результаты.
Если компании нужно развивать конкретные компетенции, можно использовать индивидуальные планы развития (ИПР). Они помогают определить цели сотрудника, подобрать подходящие активности и контролировать их выполнение.
Шаг 5: регулярно проверяйте данные и анализируйте результаты
Проверка личных дел сотрудников помогает убедиться, что кадровые документы оформлены корректно, а информация остаётся актуальной. Например, при изменении должности или условий работы в дело добавляют соответствующие документы и приказы.
Для данных о развитии важно регулярно анализировать результаты обучения: какие программы уже пройдены, какие навыки развиваются и какие направления требуют дополнительного внимания.
Такой подход позволяет разделить задачи: кадровое делопроизводство отвечает за хранение обязательных документов, включая приказы по личному делу сотрудников, а Эквио помогает управлять развитием персонала и видеть его профессиональный путь.
Хранение личных дел после увольнения
После увольнения сотрудника документы оформляют для дальнейшего хранения, проверяют наличие необходимых сведений и передают в архив организации.
При этом важно разделять кадровые документы и другие сведения о работнике. Личные дела уволенных сотрудников, связанные с трудовыми отношениями, хранятся по правилам архивного делопроизводства, а доступ к ним ограничивают, поскольку они содержат персональные данные.
Сроки, по которым организуют хранение личных дел сотрудников, установлены правилами архивного хранения документов. В дальнейшем архив личного дела сотрудника обеспечивает сохранность документов в течение всего установленного периода.
На вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников, можно ответить так: срок зависит от даты окончания ведения дела. Для документов, завершённых после 1 января 2003 года, он составляет 50 лет, а для завершённых до этой даты — 75 лет.
После истечения срока хранения документы могут быть уничтожены в установленном порядке.
Вывод
Работа с личными делами сотрудников помогает сохранить важную информацию о трудовом пути человека в компании. При этом для развития специалистов нужны дополнительные сведения: какие навыки они осваивают, какие программы проходят и какие цели ставят перед собой.
Объединение кадровой информации и данных об обучении помогает HR и руководителям лучше ориентироваться в возможностях сотрудников и принимать решения о дальнейшем развитии команды.
Ответы на частые вопросы
Может ли HR-платформа заменить кадровое личное дело?
Нет. Кадровое личное дело и HR-платформа решают разные задачи. Личное дело содержит документы, связанные с трудовыми отношениями, а HR-платформа помогает работать с данными об обучении, развитии и компетенциях сотрудников.
Какие данные стоит учитывать помимо кадровых документов?
Помимо информации из личного дела, компании могут учитывать данные, связанные с развитием сотрудника: пройденные программы обучения, результаты тестирования, навыки, цели и индивидуальные планы развития.
Кто должен иметь доступ к личному делу сотрудника?
Доступ к документам и сведениям о сотруднике предоставляют только тем работникам, которым эта информация нужна для выполнения рабочих задач. Порядок доступа компания закрепляет во внутренних правилах.
Нужно ли обновлять данные в личном деле сотрудника после каждого изменения?
Да, информация должна оставаться актуальной. При изменении должности, условий работы, результатов аттестации или других значимых событий в личное дело добавляют соответствующие документы.
Как использовать данные об обучении сотрудников для развития компании?
Информация об обучении помогает оценивать прогресс сотрудников, выявлять пробелы в знаниях и планировать дальнейшее развитие специалистов. Например, данные о результатах обучения можно использовать при формировании индивидуальных планов развития.
Если вы уже текущий клиент, пожалуйста, 
Если вы уже текущий клиент, пожалуйста, напишите на