Как выстроить эффективную систему подбора персонала в компании

Система подбора персонала — это комплекс мероприятий для поиска и найма специалистов. Она включает анализ потребности в кадрах, разработку критериев подбора новых сотрудников, сбор резюме, тестирование и интервью с соискателями. Также в систему подбора можно включить пребординг и онбординг новых сотрудников. Компании, которые регулярно набирают персонал, стараются автоматизировать этот процесс. Для этого можно использовать ATS (Applicant Tracking System или система подбора персонала) и LMS ( (learning Management System или система управления обучением).

В материале мы расскажем, зачем нужна система подбора персонала, какие возможности она даёт и как выстроить её внутри компании.

Для чего нужна система подбора персонала в организации

Грамотно разработанная система подбора кадров помогает уменьшить стоимость рекрутинга и сократить время поиска новых сотрудников. Вместо того, чтобы каждый раз формулировать критерии, разрабатывать тесты и заниматься поиском резюме, HR-специалист работает в соответствии с заранее разработанными процессами с прописанными шагами. А при внедрении автоматизированной системы подбора персонала рекрутёр дополнительно экономит время на выполнении рутинных операций. Например, вместо того, чтобы сортировать анкеты соискателей и проверять результаты тестов вручную, специалист выбирает нужную функцию в приложении и освобождает время для более сложных задач.

Ещё одно важно преимущество информационной системы подбора персонала — повышение качества найма. Специальный сервис автоматически выберет подходящие резюме и анкеты соискателей, сравнит их по заданным параметрам и выберет наиболее подходящие. Так как весь процесс займёт минимум времени, HR-специалист успеет пригласить наиболее подходящих кандидатов до того, как с ними свяжутся другие компании.

В результате текучка кадров снижается, так как рекрутёр может выбирать изначально максимально подходящих кандидатов. Компания может получить в команду более компетентных, производительных и мотивированных сотрудников. Это, в свою очередь, поможет повысить прибыль и улучшить репутацию компании в глазах клиентов, партнёров и соискателей.

Возможности современной системы найма и подбора персонала

Когда мы говорим об эффективности системы подбора персонала, речь идёт о системе, в которой используются и традиционные, и современные онлайн-инструменты. Прежде чем оценить возможности современных платформ для управления подбором персонала, разберём, из каких шагов состоит процесс найма.

Система подбора персонала включает в себя:

• анализ потребности в сотрудниках на данный момент и прогноз на ближайшее время;
• планирование найма персонала;
• выбор критериев и методов оценки для выбора подходящих сотрудников;
• размещение информации о вакансиях;
• первичный отбор, интервью и собеседования;
• оффер и адаптацию нового работника.

На каждом из этих этапов можно применить инструменты автоматизации, чтобы ускорить и упростить выполнение задачи. Например, чтобы отслеживать потребность в кадрах, можно отслеживать метрики эффективности выполнения задач и загруженности специалистов. Также полезно регулярно проводить тестирование персонала, чтобы формировать на его основе кадровый резерв. В этом случае компания может «выращивать» руководителей внутри компании. Это эффективнее, чем нанимать сторонних специалистов для управления командой. Также рекрутёр может автоматизировать отбор анкет, тестирование кандидатов, ведение календаря с интервью и собеседованиями.

А после того, как нужный кандидат будет найден, его можно подключить к курсу пребординга. Это позволит познакомить человека с командой и рабочими задачами до того, как он примет окончательное решение о выходе на работу. Такой подход снижает текучку, так как сотрудник может получить важную информацию о компании ещё до выхода на новую работу.

Разумеется, новые системы подбора персонала не заменят опытного рекрутёра. Любой онлайн-сервис — это всего лишь инструмент, призванный упростить работу специалиста и сделать её эффективнее.

Основные этапы разработки системы подбора кадров

Разработка системы подбора персонала начинается с постановки целей. Важно сформулировать, какие задачи компания планирует закрыть при помощи новой системы. Например, целью может стать сокращение времени на набор линейного персонала или поиск наиболее подходящих претендентов.

Следующим шагом будет определение актуального состояния дел. Важно понять, насколько компания близка к достижению целей, что необходимо сделать и что может помешать. На этом этапе оценивают потребность в кадрах, среднее время закрытия вакансий в компании, уровень текучки персонала. Можно провести тестирование сотрудников, чтобы выявить общий уровень квалификации и возможности для роста. Важно учитывать не только внутренние процессы, но и общее состояние рынка труда. Также можно провести анализ системы подбора персонала, которая уже сложилась в компании.

После оценки актуального положения можно переходить к разработке правил, критериев и алгоритмов подбора персонала. Чем лучше будет проработан этот этап, тем меньше времени компания будет тратить на отсев кандидатов. Важно понять, какими hard и soft skills должны обладать сотрудники, а какие навыки можно будет развить уже в процессе работы с помощью корпоративного обучения. Например, можно указать, важно ли для компании наличие высшего образования у соискателей, готова ли она рассмотреть кандидатов из других городов и т.д. В результате должен получиться алгоритм для набора сотрудников на разные должности в компании.

Далее стоит решить, планирует и компания автоматизировать работу с персоналом и, в случае положительного ответа, выбрать подходящую платформу. Как мы уже писали выше, автоматизация позволяет существенно экономить время HR-специалистов и бюджет. Поэтому всё больше компаний переходят на специальные ATS и LMS платформы. Например, LMS-платформа Эквио позволяет проводить тестирование кандидатов с автоматической проверкой результатов. В ней можно вести календарь онлайн и офлайн встреч с соискателями. Также с помощью Эквио можно автоматически проводить пребординг перед подписанием контракта и онбординг после принятия на работу нового сотрудника. ATS содержат удобные парсеры, собирающие анкеты и резюме соискателей из открытых источников и собственных баз компаний.

После выбора и обучения сотрудников, которые будут отвечать за работу системы, можно переходить к этапу внедрения системы подбора персонала. На этом этапе желательно вначале протестировать новую систему на небольшой группе должностей, которые не критичны для компании. После этого можно масштабировать систему до размеров всей компании.

В дальнейшем компании останется только совершенствовать систему подбора персонала на основе обратной связи и анализа показателей.

Как внедрить систему подбора персонала в компанию

Любой, кто внедрял систему подбора персонала в организации, знает, что один из важных моментов — донести её преимуществ до сотрудников HR-отдела. Недостаточно просто объявить о переходе на новые способы работы с соискателями. В этом случае сотрудники будут либо открыто протестовать против нововведений, либо тихо саботировать навязанные им инструменты. Поэтому важно начать процесс внедрения с презентации новой системы и обучения работе с ней.

Во время презентации можно упомянуть о проблемах, с которыми сталкиваются HR-специалисты в компании. Например, высокая текучка кадров, необходимость поиска узкоспециализированных сотрудников, сжатые сроки и т.д. После этого можно продемонстрировать, как с новый инструмент решает задачи рекрутёров. На первом этапе можно ввести награды и бонусы за эффективное использование и совершенствование системы подбора и отбора персонала. Бонусы могут быть как материального, так и нематериального характера. Также хорошо работает система рейтингов, которая побуждает сотрудников соревноваться между собой.

Важно получить обратную связь от тех, кто работает с системой подбора персонала на предприятии или в компании. Это поможет понять, какие сложности возникают у HR-специалистов с новой платформой и что предпринять для их исправления.

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech