Как организовать антикризисное управление в компании в 2022 году

Стратегию управления компанией в сложный период нужно продумывать заранее. Однако иногда всё развивается непредсказуемо. Нынешняя ситуация не похожа на предыдущие кризисы. Поэтому созданные ранее стратегии сейчас не подходят. Разбираемся, как действовать в нынешних условиях и как организовать антикризисное управление в условиях 2022 года.

Для начала определимся с терминами. Антикризисное управление — это комплекс мероприятий для выхода компании из сложной ситуации. Руководитель оценивает положение дел, находит статьи расходов, которые можно сократить и процессы, которые можно улучшить, чтобы бизнес выжил и дождался благополучных условий для развития.

Стратегии и тактики антикризисного управления

Главная цель управления в кризис — сделать так, чтобы компания прошла через сложный период с минимальными потерями. Иногда для этого приходится полностью перестраивать план развития, сокращать сотрудников и переобучать оставшихся специалистов, а также отказываться от большой части расходов.

Создание стратегии и тактики антикризисного управления — сложный процесс, так как важно учесть множество факторов и оценить, насколько они влияют на компанию. При этом внешние условия постоянно меняются, из-за чего собранные данные быстро устаревают.

Нужно оценить микросреду, макросреду и внутреннюю среду, в которых работает компания.

• К макросреде относят внешнеполитические, экономические, социальные и технические факторы. На эти факторы нельзя повлиять, но их важно учитывать при составлении антикризисной стратегии. Важно правильно оценить уровень доходов целевой аудитории, наличие на рынке технологий, способных упростить жизнь компании. Точные данные подскажут, стоит ли менять выпускаемый продукт или лучше переориентироваться на другой сегмент покупателей.
• К микросреде относится всё то, что влияет на бизнес внутри страны: действующие законы и акты, взаимодействие с поставщиками и клиентами, активность конкурентов и эффективность команды. Некоторые факторы не зависят от руководства компании (например, система налогообложения). Важно направить усилия в ту сферу, которую можно улучшить (например, взаимодействие с поставщиками и клиентами, переобучение сотрудников).
• Оценка внутренней среды включает анализ управления, бюджетирования, производства, маркетинговых активностей, уровня развития и потенциала сотрудников. Эта часть полностью зависит от руководителя компании.

После анализа нынешнего положения дел можно приступать к разработке стратегии, которая поможет компании выстоять в кризис.

Классическая программа антикризисного управления включает:

• сокращение фиксированных расходов или перевод их в переменные затраты;
• автоматизация бизнес-процессов;
• автоматизация процессов управления персоналом;
• автоматизация технической части;
• смена стратегии и плана развития компании.

Особенность антикризисного управления в данной ситуации в том, что никто точно не знает, какого развития событий ожидать. Невозможно опереться на опыт прошлых кризисов, так как сложившаяся ситуация не имеет аналогов. Поэтому руководителю приходится полагаться на интуицию, много экспериментировать и поддерживать команду.

Сокращение расходов и автоматизация процессов

Многие компании могут безболезненно отказаться от 15-20% затрат только благодаря автоматизации рутинных процессов. Однако в кризис этого может быть недостаточно и придётся дополнительно сокращать отдельные статьи бюджета. Важно делать это правильно, чтобы случайно не убрать то, что нужно компании для выживания.

При сокращении расходов можно пользоваться универсальными правилами:

• Посмотрите, на что влияет каждая статья бюджета и что будет, если от неё отказаться. Например, нельзя отказываться от обучения сотрудников в кризис, так как это снизит их эффективность. Но можно перенести курсы из офлайна в онлайн, чтобы снизить затраты.
• Расходы, от которых нельзя отказаться, переведите из фиксированных в переменные. То есть поставьте их в зависимость от доходов. Например, можно сократить базовую часть зарплаты сотрудников отдела продаж и повысить проценты.
• Оптимизируйте затраты на управление компанией с помощью специального программного обеспечения. Даже если в моменте автоматизация торговых процессов или автоматизация промышленных процессов кажутся лишней статьёй расходов, в перспективе они всегда выгоднее ручного выполнения рутинных задач.

Автоматизация бизнес-процессов в компании

Комплексная автоматизация бизнес-процессов — не то же самое, что автоматизация бизнеса. Второе понятие более широкое. Как правило, его используют, когда говорят об активностях, которые сложно разложить на процессы. Например, это корпоративная культура, управление персоналом и бизнесом в целом.

Бизнес-процессы — это комплекс конкретных действий, направленных на создание продукта или услуги. Их можно разделить на подпроцессы и отдельные этапы. Для автоматизации бизнес-процессов внедряют программы и устройства, которые сводят к минимуму выполнение рутинных действий.

Автоматизация помогает координировать работу команды. Благодаря тому, что часть задач выполняет программный код, компания может сократить штат сотрудников или повысить эффективность работы специалистов, освободив их от рутины. Кроме того, инструменты автоматизации бизнеса позволяют убрать влияние человеческого фактора. Это снижает количество ошибок, что очень важно в условиях кризиса.

Автоматизация процессов управления персоналом

Если в штате компании — от 1000 человек, ей нужна автоматизация кадровых процессов. Но в условиях кризиса даже небольшими командами полезно использовать специальные платформы для управления HR-процессами. С помощью автоматизации компания может ускорить процесс поиска сотрудников, упростить расчёт заработной платы и оптимизировать обучение персонала.

Выбор платформы для автоматизации управления персоналом зависит от конкретных HR-задач, которые стоят перед компанией. В кризис на первый план выходит автоматизация обучения и переобучения сотрудников, а также возможность оперативно информировать команду. Лучше выбирать готовые решения для автоматизации бизнеса с полным набором необходимых функций, чтобы не тратить время на разработку.

Например, платформа Эквио позволяет автоматизировать развитие, тестирование и оценку персонала, а также позволяет оперативно выкладывать новости компании и отслеживать, сколько человек их прочитали. Благодаря этому руководитель может оперативно сообщать об изменениях и поддерживать психологический климат в коллективе.

Автоматизация технологических процессов

Автоматизация технологических процессов состоит из набора сервисов для создания целостной интегрированной структуры. Это особенно важно в кризисной ситуации, так как системы автоматизации технологических процессов не только снижают нагрузку на сотрудников, но и уменьшают количество брака или ошибок. После их внедрения производительность компании увеличивается, а расходы сокращаются.

Однако у автоматизации технологических процессов есть существенный минус. Внедрение таких сложных систем требует времени и дополнительного обучения персонала. При этом в постоянно меняющихся условиях компании необходимы методы, которые можно применять практически мгновенно.

Управление изменениями в кризис

Управление бизнесом в кризисных условиях означает управление изменениями в проекте. Руководитель помогает компании адаптироваться к внешним изменяющимся условиям.

Мы составили список из 8 шагов для управления изменениями.

1. Наладить коммуникацию с сотрудниками. Человек не может работать в условиях неопределённости, поэтому важно оперативно сообщать честную информацию о том, как меняются планы компании. В противном случае люди будут испытывать фрустрацию и не смогут работать эффективно.
2. Составить новый план с несколькими вариантами развития событий. В стабильные времена достаточно прописать цели компании и способы их достижения. Сейчас важно учитывать, что ситуация может меняться. А значит, компании нужен план действий на каждый вариант развития событий.
3. Пересмотреть текущие процессы и поменять их с учётом реалий. Например, если компания работала с зарубежными партнёрами, нужно переориентироваться на российский или азиатский рынок. Также часть продукции или услуг может стать неактуальной.
4. Сократить расходы. Важно отказаться от лишних затрат, а остальные постараться максимально перевести из фиксированных в переменные (зависящие от доходов компании).
5. Уменьшить количество штатных сотрудников, работающих за фиксированную оплату. Управление изменениями в организации включает сокращение новичков, которые ещё не приносят пользу компании. Также полезно уменьшить количество руководителей, так как в кризис люди могут самостоятельно мотивировать себя и настроить рабочий процесс.
6. Организовать обучение и переобучение сотрудников, чтобы они могли выполнять ту работу, которая нужна сейчас. Лучше выбирать онлайн-платформы, так как они позволяют один раз записать курс, который смогут пройти сотни и тысячи людей.
7. Максимально перенести процессы из офлайна в онлайн и автоматизировать их. Это поможет сократить затраты, повысить эффективность работы и снизить риски.
8. Заботиться о психологическом состоянии людей в команде, так как сейчас всё зависит от них.

 
В основе антикризисного управления лежит личность руководителя. В сложное время нужно назначать на руководящие посты людей, которые умеют справляться со стрессом и вести за собой сотрудников. Также важно быть честным с командой, фокусироваться на тех вещах, которые можно контролировать, и помнить, что любой кризис рано или поздно заканчивается.

Автор:

Алёна Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech