Как не допустить ошибок при наборе сотрудников

Набираете в штат продавцов, рабочих и других сотрудников массовых профессий? Тогда вы прекрасно знаете, как велика воронка отбора, и как мало специалистов переживут один год в компании. Цифры по разным индустриям разные, но все они говорят о том, что стандартный подход к «снаряду», именуемый рекрутмент, перестал работать так, как нам хочется. По статистике, половина из них уйдёт во время пребординга (это тот период, когда успешный кандидат уже прошёл все испытания, принял предложение о работе, но ещё не вышел на работу). Из тех, кто останется, примерно 20% покинут компанию в первые 45 дней. Некоторые считают такую ситуацию и связанные с ней траты неизбежными, но это не так. Если отследить, какие ошибки вы совершаете при найме сотрудников, можно сократить бюджет на их привлечение и снизить текучку.

Про 7 шагов к кадровому провалу и потере денег компании рассказали основатель и архитектор «Эквио» Алексей Вагин, директор по развитию «Эквио» Дмитрий Костомаров и руководитель корпоративного университета «Ингосстрах» Андрей Скуратов.

Шаг к провалу №1 — забывать про пребординг и считать, что рынок бездонный, можно занять позицию «отбор по чек-листу» и ждать заполнения вакансий.

Как его не сделать? Заменить рекрутмент подготовкой кадрового резерва и вывода этого резерва на работу иным образом. Кадровый резерв готовится через открытое предложение рынку о потребности в сотрудниках и готовности компании учить таковых. Кандидат дистанционно тестируется, определяется направление его профессиональной подготовки или подготовки к конкретной позиции, где нивелируется разница между тем, что у кандидата есть и тем, что нужно. Затем кандидата выводят на цифровой пребординг.
Пребординг — это то, что происходит между компанией и кандидатом, который принял предложение о работе. В него нужно вместить всю информацию, которую будущий сотрудник должен получить к первому рабочему дню.

Андрей Скуратов, «Ингосстрах»: «С помощью платформы Эквио мы сократили время очного обучения, заменив его онлайн-пребордингом. Будущий сотрудник перед выходом может изучить материалы, сдать тесты. Объём у нас достаточный, сотрудник должен много знать и много уметь, чтобы приступить к работе».

Чем грозит традиционный порядок действий?

• Из всех набранных вами сотрудников в первый рабочий день выйдет лишь 50%, остальные исчезнут накануне.
• Первые дни на новом месте будут малопродуктивными, так как сотрудник будет долго вникать в процесс и решать вопросы с документами.
• Руководитель потратит много времени на адаптацию нового сотрудника, который может уйти после испытательного срока.

Как избежать?

• Заранее предоставьте новому сотруднику подробную информацию о новой должности и внутренних распорядках в компании.
• Расскажите, какие бонусы есть в компании, какие перспективы открываются перед работниками.
• Отправьте приветственные сообщения от руководителя и коллег.
• Составьте список документов, которые нужно принести в офис и пришлите бланки, которые можно заполнить заранее, подключите к внутрикорпоративным рассылкам.
• Составьте инструкции и чек-листы на первый день.
• Чтобы сократить затраты времени на пребординг, установите платформу «Эквио». Достаточно один раз загрузить в неё все нужные материалы и документы, добавить тесты и чек-листы, и программа для новых сотрудников будет готова. Любой, кому вы предоставите доступ, сможет зайти в «Эквио» с телефона или с компьютера, чтобы получить нужную информацию.

Шаг к провалу № 2 — выбирать сотрудников только на основе резюме

Дмитрий Костомаров, «Эквио»: «Приходит крестьянин с мотыгой и начинает описывать себя как генерала. Это и есть резюме. Правдивость резюме не выдерживает никакой критики. Резюме — это неправильно оцифрованные данные. Оцифрованы должны быть навыки, знания, способности и умения».

Чем грозит этот шаг?

• Потерянным временем. Некоторые соискатели намеренно искажают информацию о себе, другие необъективно оценивают свои возможности. В обоих случаях время на закрытие вакансии увеличится.
• Проблемами в работе компании. Если сотрудник, который указал недостоверную информацию в резюме и успел приступить к работе, может наделать ошибок из-за нехватки компетенций.

Как избежать?

• Определить настоящие компетенции кандидата, например, провести тестирование, погрузить его в симуляции, диалоговые тренажеры. На платформе «Эквио» можно создавать любые тесты и предоставлять к ним доступ выбранным соискателям.
• Живое собеседование должен проводить сотрудник, который разбирается в ключевых компетенциях вакансии.
• Выбор – это не сравнение с чек-листом – живые люди не машины и их нельзя оценивать только таким образом. Пока вы не попробуете, понять ничего невозможно – создавайте среду для того, чтобы человек мог выйти на работу и проявить себя. Меняйте тон диалога.
• Многое можно узнать о сотруднике, пообщавшись с руководителями с его предыдущих мест работы. Также не лишним будет сверить информацию в резюме с дипломом и трудовой книжкой. 31% опрошенных порталом hh.ru выявляли ложь именно таким способом.

Шаг к провалу № 3 — затягивать с онбордингом

Алексей Вагин, «Эквио»: «Перед тем, как новый сотрудник получит информацию о компании и все доступы, проходит несколько дней, а то и месяц. Работнику дают устные инструкции, он работает, получает зарплату, но у него нет доступа к внутренним сервисам, где он может получить инфо о своих обязанностях».

Андрей Скуратов, «Ингосстрах»: «Во время онбординга сотрудники получают представление о профессии, кто-то на этом этапе отказывается. Говорят: я думал, это про другое, я думал буду бумажки перекладывать, а тут нужно продавать».

Чем грозит этот шаг?

• Первые недели работы имеют решающее значение, четверть сотрудников уходят в течение первых 1.5 месяцев.
• Затраты на замену сотрудника составляют 100%-300% от его зарплаты.
• Часть сотрудников не до конца представляют свои обязанности на новом месте работы, тратят время hr-специалистов и руководителей.
• Даже если человек остаётся, эффективность его работы ниже без полного пакета информации и доступа к нужным файлам.

Как избежать?

• Заранее составьте программу онбординга и подключайте к ней каждого нового сотрудника.
• Включите в онбординг всё, что может потребоваться новому сотруднику, включая время развозок или расположение мест для курения.
• Используйте сервис «Эквио». В нём можно создать полный пакет материалов и документов для новичков. Приложение доступно с любого смартфона или компьютера.

Шаг к провалу № 4 — вкладывать в онбординг слишком много времени и средств

Дмитрий Костомаров, «Эквио»: «Прежде, чем рискнуть бизнес-результатом, мы должны объяснить новому сотруднику, как он будет жить и по каким правилам он будет работать. И сделать это нужно очень быстро, чем быстрее, тем лучше. Есть путаница, многие думают, что испытательный срок — это онбординг, но это уже работа».

Алексей Вагин, «Эквио»: «Треть новичков в отделе продаж, которых мы адаптировали, потратили время, понимают, что это не их, и уходят через пару недель».

Чем грозит этот шаг?

• Компания тратит ресурсы на кандидатов, которые уходят до того, как приступят к работе.
• Руководитель и опытные сотрудники теряют время на обучение новых сотрудников.

Как избежать?

• Подготовьте универсальный пакет материалов, чтобы вам не пришлось раз за разом повторять одно и то же.
• Автоматизируйте рутинные процессы. Достаточно один раз наполнить платформу «Эквио» полезной информацией, чек-листами, тестами, симуляторами, чтобы в дальнейшем не тратить время на онбординг.

Шаг к провалу № 5 — поручать обучение новичков руководителю

Алексей Вагин, «Эквио»: «Часто всё обучение проводит руководитель, особенно в массовых профессиях — продавцы, рабочие на складе, торговые представители. Ротация большая, руководитель постоянно кого-то обучает. Тратить его время на то, чтобы он рассказывал, когда организована компания и показывал слайды — крайне неэффективно».

Чем грозит этот шаг?

• Часть времени руководителя тратится на рутинные задачи, которые может выполнять специальная программа.
• Снижение эффективности работы компании.
• Количество одновременно нанятых новых сотрудников ограничено возможностями руководителя.

Как избежать?

• Подготовить общий вводный курс, который можно демонстрировать новым работникам.
• Установить LMS «Эквио», которая позволяет проходить курсы онлайн, через приложение в смартфоне.
• В курсы обязательно добавить информацию о коллегах, процедурах, конкретные правила и регламенты.

Шаг к провалу № 6 — руководствоваться только результатами тестирования сотрудников

Алексей Вагин, «Эквио»: «Мы работаем над новой системой аналитики и дэшбординга, в которой соединим поведенческие характеристики с результатами обучения и работы. Благодаря ей может выясниться, что лучшие менеджеры по продажам — не те, кто хорошо сдаёт тесты, а те, кто делает это быстрее. Это помогает лучше формировать команды и даёт больше возможностей для принятия управленческих решений».

Андрей Скуратов, «Ингосстрах»: «Иногда человек не проходит тестирование, но продаёт аки Боженька. Интересно узнать, как он это делает».

Чем грозит?

• Тестирование помогает выявить наиболее мотивированных и квалифицированных сотрудников. Но помимо них есть и другие категории работников, которые принесут прибыль вашей компании. Полагаясь только на результаты тестов, вы рискуете потерять лояльность части профессионалов.
• Непонимание сильных и слабых сторон каждого сотрудника мешает формировать эффективные команды и грамотно распределять задачи.

Как избежать?

• Смотрите не только на результат тестирования, но и на бизнес-показатели. Для этого людям нужно давать шанс.
• Сравнивайте эти данные между собой, ищите между ними взаимосвязь.
• Чтобы не обрабатывать данные вручную, используйте современные платформы, собирающие статистику и формирующие отчёты в удобном виде.

Шаг к провалу № 7 — игнорировать современные платформы, автоматизирующие пребординг и онбординг

Алексей Вагин, «Эквио»: «С помощью цифровых инструментов можно решать hr-задачи эффективнее, проще и дешевле».

Чем грозит этот шаг?

• Без современных инструментов вы будете работать медленнее, чем конкуренты.
• Ресурсы на подбор персонала будут тратиться менее эффективно.
• Время работы руководителя будет использоваться нерационально, так как часть придётся потратить на решение рутинных задач.
• Часть новых сотрудников, не получив полной информации во время пребординга и онбординга, будет уходить в первые полтора месяца работы.
• Ваше представление об эффективности сотрудников будет основываться на общих впечатлениях, а не на точных данных.

Как избежать?

• Не занимайтесь автоматизацией. Это фиксирует плохие бизнес-процессы. Смотрите, что могут дать технологии нового, и создавайте процессы на их основе. Пробуйте разные платформы и выбирайте то, что подойдёт вашей компании.

Цифровая и ментальная трансформация отбора персонала (пребординга и онбординга) не только сократит количество ошибок, но и уменьшит их стоимость. Это особенно актуально для компаний, занимающихся массовым набором сотрудников. «Эквио» облегчает жизнь руководителя, делает выход новичка на работу простым и безболезненным. На платформе можно создавать курсы с разными уровнями доступа для пребординга, онбординга и дальнейшего обучения персонала. Всё интуитивно понятно и не требует специальных технических знаний.